SAP’deki defter-i kebir muhasebesinden söz etmeden önce SAP ERP sisteminden bağımsız olarak Defter-i Kebir ne demek bunu anlamak gerekir. Kebir büyük demek yani defter-i kebir büyük defter anlamına gelmektedir. Günlük yapılan işlemleri belirlenen hesapları ilgili hesaplara borç ve alacak koymak kaydı ile kayıt altında tutulan defterdir. Yani işin özü şirket içerisindeki muhasebe kayıtlarını tutulduğu defterlerden biri ve en önemlisidir. İngilizce karşılığ general ledger dır.Kanunen tutulması zorunludur. Yok ben tutmuyorum diyemezsiniz.
Defter-i Kebir’de bir de öncelikle standart belge tipleri nelerdir onlardan söz etmek lazım. Defter-i Kebir kayıtları için SA belge tipinde kayıt atılır.(SAP’deki belge mantığını bilmiyorsanız bunu anlamakta biraz zorlanabilirsiniz eğer anlıyamıyorsanız konu ile ilgil soru sorabilirsiniz.) Müşteri faturalarında dolayı kayıt atılıyorsa DR olarak olarak atılmaktadır. Bu arada yeri gelmişken D harfi ile birşey başlıyorsa müşteri ile ilgili bir konudur, K harfi ile başlıyorsa satıcı ile ilgilidir.A harfi ile başlıyor ise duran varlık ile ilgilidir.Aşağıda en çok kullanılan belge tiplerinden birkaç tanesini sizlerle paylaşıyorum.Buradaki belge türleri senaryolara göre kayıt atmaktadır. Raporlarken de belge tiplerindeki ayrımlara göre raporlama yapılabilmektedir.
Hesap planı denilen bir kavram daha vardır. Bu da her şirket kodu içi bir hesap planı girilmesi gerekmektedir. Bu hesap planları birden fazla şirket kodu için kullanılır.
Ayrıca SAP’de bir hesap oluşturuken bu hesabın hesap grubu seçilir. Seçilen hesap grubuna göre de bilanço hesabı mı yoksa kar-zarar ya da nazım hesap mı olduğu belirlenir.Hesap grubu hesapları gruplandırarak daha kolay yönetilmesini sağlamaktadır.
Bir başka kavram ise mutabakat hesabı kavramıdır. SAP’ye özel olarak müşteriler, satıcılar ve duran varlıkları daha kolay takip edebilmek için mutabakat hesabını kullanarak yardımcı bir deftere referans vermek sureti ile daha kolay takip edilmesi için kullanılılır.Buradaki kayıtlar doğrudan atılmaz ilgili modül vasıtası ile kayıt atılır. Örneğin siz satış yaptığınız zaman SD modülünden ilgili müşteri için borç kayıdı oluşmakta. Ya da MM modülünden satıcılar için kayıt oluşmakta. Bir çeşit ara hesap olarak düşünebilirsiniz.
Son olarak atılacak olan kayıt borç mu alacak mı olduğunun bir şekilde ifade edilmesi gerkli. SAP içerisinde defter-i kebire kayıt atıyorsanız eğer 40 borç, 50 alacak için kullanılmaktadır.Bunu dışında müşteriler, satıcılar ve duran varlık muhasebesinde kayıt atarken farklı anahtarlar kullanılmaktadır.
Defter-i Kebir’de bir de öncelikle standart belge tipleri nelerdir onlardan söz etmek lazım. Defter-i Kebir kayıtları için SA belge tipinde kayıt atılır.(SAP’deki belge mantığını bilmiyorsanız bunu anlamakta biraz zorlanabilirsiniz eğer anlıyamıyorsanız konu ile ilgil soru sorabilirsiniz.) Müşteri faturalarında dolayı kayıt atılıyorsa DR olarak olarak atılmaktadır. Bu arada yeri gelmişken D harfi ile birşey başlıyorsa müşteri ile ilgili bir konudur, K harfi ile başlıyorsa satıcı ile ilgilidir.A harfi ile başlıyor ise duran varlık ile ilgilidir.Aşağıda en çok kullanılan belge tiplerinden birkaç tanesini sizlerle paylaşıyorum.Buradaki belge türleri senaryolara göre kayıt atmaktadır. Raporlarken de belge tiplerindeki ayrımlara göre raporlama yapılabilmektedir.
- DR: Müşteri faturlara belgesi
- DZ:Müşteri ödeme belgesi
- KR:Satıcı fatura belgesi
- KZ:Satıcı ödeme belgesi
- SA: Ana hesap belgesi
Hesap planı denilen bir kavram daha vardır. Bu da her şirket kodu içi bir hesap planı girilmesi gerekmektedir. Bu hesap planları birden fazla şirket kodu için kullanılır.
Ayrıca SAP’de bir hesap oluşturuken bu hesabın hesap grubu seçilir. Seçilen hesap grubuna göre de bilanço hesabı mı yoksa kar-zarar ya da nazım hesap mı olduğu belirlenir.Hesap grubu hesapları gruplandırarak daha kolay yönetilmesini sağlamaktadır.
Bir başka kavram ise mutabakat hesabı kavramıdır. SAP’ye özel olarak müşteriler, satıcılar ve duran varlıkları daha kolay takip edebilmek için mutabakat hesabını kullanarak yardımcı bir deftere referans vermek sureti ile daha kolay takip edilmesi için kullanılılır.Buradaki kayıtlar doğrudan atılmaz ilgili modül vasıtası ile kayıt atılır. Örneğin siz satış yaptığınız zaman SD modülünden ilgili müşteri için borç kayıdı oluşmakta. Ya da MM modülünden satıcılar için kayıt oluşmakta. Bir çeşit ara hesap olarak düşünebilirsiniz.
Son olarak atılacak olan kayıt borç mu alacak mı olduğunun bir şekilde ifade edilmesi gerkli. SAP içerisinde defter-i kebire kayıt atıyorsanız eğer 40 borç, 50 alacak için kullanılmaktadır.Bunu dışında müşteriler, satıcılar ve duran varlık muhasebesinde kayıt atarken farklı anahtarlar kullanılmaktadır.