SAP Muhasebe programında, bu adımda şirket koduna tayin edilen mali yıl varyantında hangi dönemlerin kapalı veya açık olacağı yani hangi dönemlere kayıt atılıp atılamayacağı belirtilir.
Bu işlem için,
IMG - Mali muhasebe (yeni) - Mali muhasebe temel ayarları (yeni) - Defterler - Mali yıl ve kayıt dönemleri - Kayıt dönemleri - Kayıt dönemlerinin açılması ve kapatılması menü yolu izlenir.
1 ile gösterilen sütundaki açık dönemler sistemdeki tüm kullanıcıların kayıt oluşturabileceği açık dönemlerdir. Yani 12. döneme tüm kullanıcılar kayıt oluşturabilir.
2 ile gösterilen sütundaki dönemlere ise sadece YtGr alanında tanımlanan yetki grubuna sahip kullanıcılar kayıt oluşturabilir. Yetki gruplama alanı boş bırakıldığı durumlarda 1 ve 2 alanlarının kullanım biçimi önemli değildir, tüm kullanıcılar kayıt oluşturabilecektir.
Bu işlem için,
IMG - Mali muhasebe (yeni) - Mali muhasebe temel ayarları (yeni) - Defterler - Mali yıl ve kayıt dönemleri - Kayıt dönemleri - Kayıt dönemlerinin açılması ve kapatılması menü yolu izlenir.
TCode: OB52- + (Tüm Hesaplar): + Hesap türü kayıt işlemlerinde tüm hesaplar için kullanılmaktadır ve tanımlanması zorunludur.
- A (Duran Varlıklar): A hesap türü duran varlık hesap türlerinde dönem açma/kapama kontrolleri için tanımlanır.
- D (Müşteriler): D hesap türü müşteri hesap türlerinde dönem açma/kapama kontrolleri için tanımlanır.
- K (Satıcılar): K hesap türü müşteri hesap türlerinde dönem açma/kapama kontrolleri için tanımlanır.
- M (Malzeme): M hesap türü malzeme hesap türlerinde dönem açma/kapama kontrolleri için tanımlanır.
- S (Ana Hesaplar): S hesap türü malzeme hesap türlerinde dönem açma/kapama kontrolleri için tanımlanır.
- V (Sözleşme Hesapları): V hesap türü mali muhasebe modülünde kullanılmadığından tanımlanmasına gerek yoktur. FI-CA modülünde sözleşme hesap türlerinde dönem açma/kapama kontrolleri için kullanılması gerekmektedir.
- İlk hesap/Son hesap: Kayıt dönemlerinin hesap bazlı olarak açma/kapama kontrollerinin yapılması için kullanılır. Örneğin, ana hesaplar için kullanılan S göstergesinde KDV işlemlerinde kullanılan hesap aralığı girilerek bu hesaplar için ayrı kayıt dönemi kontrolü yapılmıştır.
- İlk dönem: Kayıtlara açık olması istenen ilk dönem girilir.
- Son dönem: Kayıtlara açık olması istenen son dönem girilir.
Örneğin; İlk dönem 1 son dönem 12 tanımlandığında 2014 mali yılına ait 1 ile 12 arası tüm dönemler kayıtlara açık olacaktır.
Varyantta tüm hesap tipleri için dönem açılıp kapatılabileceği gibi sadece duran varlık, müşteri, satıcı, ana hesap, malzeme ve sözleşme hesapları için de ayrı ayrı dönem kapatma işlemleri yapılabilir. Dönem kapatılmak istendiğinde, ilk dönem ve son dönemin değiştirilmesi yeterlidir.
- YtGr: Yetki grup alanı kullanılarak açık dönemlere sadece yetkisi olan kullanıcıların kayıt atması sağlanır.
1 ile gösterilen sütundaki açık dönemler sistemdeki tüm kullanıcıların kayıt oluşturabileceği açık dönemlerdir. Yani 12. döneme tüm kullanıcılar kayıt oluşturabilir.
2 ile gösterilen sütundaki dönemlere ise sadece YtGr alanında tanımlanan yetki grubuna sahip kullanıcılar kayıt oluşturabilir. Yetki gruplama alanı boş bırakıldığı durumlarda 1 ve 2 alanlarının kullanım biçimi önemli değildir, tüm kullanıcılar kayıt oluşturabilecektir.