İçerik / Content
1 Giriş / Introduction
1.1 Amaç / Objective
2 Genel Koşullar / General Conditions
2.1 Organizasyon Yapısı 7
2.2 Roller ve Yetkilendirme / Roles and Authorisations
3 Fonksiyonelliğin Tanımlanması / Description of Required Functionality
3.1 Ana Veriler
3.1.1 Malzeme Ana Verileri
3.1.2 Tedarikçi Ana Verileri
3.2 Satın Alım Prosesi
3.2.1 Stok Nakilleri
3.2.2 Malzeme Alımları
3.2.3 Duran Varlık Alımları
3.2.4 Servis Alımları
3.4 Bu süreçte Kullanılacak İşlem Kodları / Transactions to be Used In This Process
4 Roller ve sorumluluklar ekine referans gönderilir.
5 Arayüzler ve Ek Geliştirmeler / Interfaces and Developments
5.1 Arayüzler / Interfaces
5.2 Add-On’lar / User-Exit’ler / Add-Ons / User-Exits
5.3 Modifikasyonlar / Modifications
5.4 Veri Aktarımı / Data Migration
1 Giriş / Introduction
ÖRNEK ŞİRKET’ de, SAP R/3 sistemindeki, MM modülü için aşağıdaki süreçler kurgulanmıştır.
1.1 SAP R/3 MM Modülü
ÖRNEK ŞİRKET SAP R/3 sisteminde MM modülü dahilinde aşağıdaki bileşenler bulunmaktadır.
- Ana veri süreçleri
- Satın alma süreçleri
- Mal hareketi süreçleri
- Fatura girişi süreçleri
1.1.1 Ana veri süreçleri
SAP R/3 MM modülünde iki çeşit ana veri bulunmaktadır;
Malzeme Ana Verileri: Malzeme ana verilerinin kontrolünde Mal grupları esasına göre belirlenen ihtisas müdürlükleri sorumludur.
Tedarikçi Ana Verileri: Tedarikçi ana verilerinin kontrolünde Satın alma departmanı sorumludur.
1.1.2 Satın Alma Süreçleri
Satın alma süreci
Satın alma süreci: Malzeme, Duran Varlık ve Servis alımları olarak 3 gruba ayrılır. Bu gruplardan herhangi biri için; Süreç gereksinimlerine göre İhtisas Müdürlüğü aracılığı ile alım, Yetki çerçevesinde direk alım ve sözleşmeli alım yöntemlerinden uygun olan proses adımları gerçekleştirilir.
Talep edilen varlığa göre alımlar:
- Malzeme Satın alımları
- Duran varlık satın alımları
- Servis satın alımları
Uygulanacak Süreç basamakları ve ilgili departmanlara göre alımlar:
- İhtisas Müdürlüğü ve satın alma departmanı aracılığı ile alımlar
- Yetki Limitleri dahilinde direkt alımlar
- Sözleşme çerçevesindeki alımlar
1.1.3 Mal hareketi süreçleri
Stok girişleri
Satın alma siparişlerine ve alınan teslimatlara ilişkin mal girişleri ayrıca sayım fazlalıklarının stoğa girişlerine ilişkin süreçleri içerir.
Stok Transferleri
Stok nakil siparişleri: Genel Müdürlük Depoları ve / veya İstasyonlar arasındaki stok nakilleri stok nakil siparişi aracılığı ile gerçekleştirilir.
- Stok nakil siparişleri talep eden departman sorumlusu tarafından onaylanır
- Gönderim yapan departman stok nakil siparişine istinaden mal sevkiyatında bulunur.
- Talep eden departman sevk edilen malzemelere istinaden mal kabul yapar.
Depolar arası Nakiller: Aynı istasyonun farklı depoları arasında yapılabilecek nakiller
Stok Çıkışları
Satıcıya iadeler, Malzeme sarfiyatları, Yatırıma yapılan mal çıkışları, sayım eksiklerini içerir
Melbusat dağıtımları İnsan Kaynakları (İK) modülünde mevcut bulunan örgüt yapısı ve İdari işler departmanınca hazırlanan dağıtım listeleri aracılığı ile melbusat dağıtımları (Melbusat mallarının personel üzerine çıkışı işlemi) gerçekleştirilir.
1.1.4 Fatura girişi süreçleri
Tedarikçiler tarafından gönderilen faturaların ilgili departmanlarca ön kaydı, ve muhasebeleştirilmesini, gereken durumlarda ters kaydını içerir
1.2 Amaç / Objective
Malzeme Ana verileri: Malzeme kayıtlarının ortak transparan bir şekilde tutulmasını, departmanlar arası izlenebilirliğini, doğru stok kontrolünü sağlar. Ayrıca Muhasebe entegrasyonu sayesinde malzeme ile yapılan alımlarda Finansal verilerin otomatik muhasebeleşmesine olanak verir.
Tedarikçi ana verileri: Tedarikçiler ile ilgili kayıtların ilgili departmanlarca kullanılabilecek şekilde ortak ve transparan bir şekilde tutulmasını, izlenebilirliğini ve kontrolünü sağlar. Ayrıca muhasebe entegrasyonu sayesinde malzeme ile yapılan alımlarda Finanssal verilerin otomatik olarak muhasebeleştirilmesine olanak verir.
Satın Alım Entegrasyonu: Satın alma prosesinin sistematik ve raporlanabilir bir şekilde takip edilmesini sağlamak, gereksiz doküman yazdırma ve arşivlemenin engellenmesi. Satın alma prosesinin ilgili departmanlar tarafından takip edilebilir hale getirilerek hataların engellenmesidir.
- Satın alma sürecinde onay sistemi aracılığı ile satın alımların fiyata endeksli olarak yetkilendirme ve kontrolü
- Referans doküman mantığı sayesinde, doküman akışını ve izlenebilirliği sağlamaktadır.
Satın Alma Talebi: Satın alımlarda departmansal ihtiyaçların belirtilmesi ve ilgili ihtisas müdürlüklerinin kontrolünün sağlanması
Fiyat Talebi / Fiyat Teklifi : Satın alma departmanının, Teklif toplama, değerlendirme çalışmalarının SAP sisteminde takip edilebilir bir şekilde tutulmasını ve toplanan tekliflerin Siparişe dönüşmesinde tekrar girilmeksizin kullanılabilmesini sağlar.
Satın Alma Siparişi : Satın alımlarda, satın alma departmanının kontrolü altında, alım koşullarının netleşmesi durumunda satın alım işleminin onaylanıp tedarikçiye bildirilmesini sağlar
Malzeme Yönetimi:
- Doğru stok raporlaması amacı ile stok ile ilgili yapılan girişlerin/çıkışların sisteme yansıtılmasını
- Mal kabulünde işlemleri referans doküman (SAS vs.) ile otomatik olarak kontrol edilebilmesini
- Malzeme çıkışlarının takip edilebilirliğini
- Malzeme hareketlerinin otomatik olarak muhasebesel entegrasyonunu sağlar
Fatura Kontrolü: Fatura girişlerinde referans belge (Sipariş, İrsaliye vs) ile kontrol yapılması fonksiyonalitesini ve Fatura belgesine ilişkin muhasebeleşme işlemlerinin sistemde otomatik olarak oluşturulmasını sağlar. Ayrıca Navlun vb. ek faturaların ana fatura ile ilişkilendirilmesi ve
2 Genel Koşullar / General Conditions
2.1 Organizasyon Yapısı
Şirket’e ait organizasyon yapısın SAP R/3 sistemine yansıması amacı ile kullanılan birimler bütünüdür.
SAP R/3 sisteminde MM modülü ile ilişkili aşağıdaki organizasyonel birimler mevcuttur. Hiyerarşi sırasına göre;
Üst Birim: Sistemde Üst Birim, kendine özgü verileri, ana verileri ve mali tabloları olan ticari bir birimdir. Özetle şirketler topluluğunu ifade eder.
Şirket Kodu: Bağımsız olarak kendi muhasebesini yürütebilen en küçük organizasyon birimidir.
Şirket Kodu Tanım
1000 ÖRNEK ŞİRKET
Üretim Yeri / Şube (ÜY)/ Plant: Üretim Yeri, işletme yapısını üretim, tedarik bakım/onarım ve malzeme planlaması açısından ele alan, lojistik bir organizasyon birimidir
ÖRNEK ŞİRKET Türk ÖRNEK ŞİRKET’ de kullanılması kararlaştırılan ÜY listesi aşağıdaki gibidir.
ÜRETİM YERİ İSTASYON ADI KODU
1001 İSTANBUL ATA
1002 ANKARA ESB
1003 İZMİR ADB
Depo Yeri: Depo Yeri, üretim yerinde çeşitli malzeme stoklarını ayırt etmeye yarayan organizasyon birimidir. Stok Yönetimi üretim yerinde depo yeri düzeyinde yürütülür.
Üretim Yerleri için kararlaştırılan depo yerleri aşağıdaki gibidir.
ÜRETİM YERİ STANDART DEPO YERİ HURDA DEPO YERİ
1001 D01 H01
1002 D02 H02
Satın alma organizasyonu: Satın alma organizasyonu şirketin satınalma ihtiyaçlarından sorumlu olan, bir ya da birden çok üretim yeri için satıcılarla satınalma koşullarının belirlendiği organizasyon düzeyidir.
ÖRNEK ŞİRKET için belirlenen satın alma organizasyonları aşağıda belirtilmiştir
Satın Alma Organizasyonu Satın Alma Organizasyonu
SO01 ÖRNEK ŞİRKET Yurt İçi
SO02 ÖRNEK ŞİRKET Yurt Dışı
Satın alma Grubu/ Purchasing group: Belirli satınalma işlemlerinden sorumlu bir kişiyi ya da grubu temsil eden anahtardır, ÖRNEK ŞİRKET A.Ş.’de her bir istasyonda istasyona atanmış bir satın alma grubu bulunmaktadır, ayrıca genel müdürlükteki ihtisas müdürlüklerinin de ilgili satın alma grupları olacaktır.
2.2 Roller ve Yetkilendirme / Roles and Authorisations
3 Fonksiyonelliğin Tanımlanması / Description of Required Functionality
3.1 Ana Veriler
3.1.1 Malzeme Ana Verileri
Malzeme Türleri
SAP R/3 Sisteminde her malzeme bir malzeme türü altında tanımlanır. Malzemelerin gruplamasındaki en temel ve üst seviyeyi teşkil eder.
Malzeme türü şu noktaları denetler:
- Numara tayininin türü (dahili ya da harici)
- Geçerli numara alanı aralığı
- Görüntülenecek ekranlar ve sıralar
- Hangi kullanıcı departmanına özgü verilerin (görünümlerin) giriş verileri olarak önerileceği
- Malzeme için hangi ihtisas departmanın sorumlu olduğunu
- Üretim yeriyle birlikte, malzeme stoklarının nasıl yönetileceğini, başka bir deyişle, miktar değişikliklerinin malzeme ana verilerinde mi yoksa değer değişiklikleri olarak Mali Muhasebedeki stok hesaplarında mı güncelleneceğini
- Malzemeler stoğa kaydedildiğinde ya da depodan çıktığında hangi hesapların etkileneceğini belirler.
ÖRNEK ŞİRKET SAP R/3 sisteminde kullanılacak olan malzeme türleri;
Malzeme Türü Malzeme Türü Numara Aralığı Stok Takibi
0001 Sarf Malzemeleri 100000-199999
0002 Genel Gider 200000-299999 X
0003 Bakım Onarım 300000-399999 X
Malzeme Grupları
Malzemelerin sınıflandırılmasında Malzeme tipinden sonraki basamaktır. Malzeme tipinden bağımsız olarak çalışır. ÖRNEK ŞİRKET ihtisas müdürlüklerinin malzeme ile ilgili alakaları Malzeme grupları aracılığı ile belirlenir.
Aynı zamanda malzeme dışı satın alımlarda (Servis, duran varlık alımları) girilen malzeme türü kodu sayesinde yapılan alımın niteliği (Hangi ihtisas departmanının yetki alanında olduğu) ve muhasebesel olarak kullanacağı hesap kodu belirlenir.
Grup Kodu Grup Açıklaması
01008 YEMEK
01009 GIYIM VE KOR.SARF
01009S GIYIM VE KOR STOK
01011 TAŞIMA
01012 EĞITIM
01015 İKRAM
04004 KITAP, GAZETE, DERGI
04005 REKLAM VE ILAN
04006 KÜÇÜK DEMIRBAŞ
04007 KIRTASIYE
04008 BASILI EVRAK SARF
04008S BASILI EVRAK STOK
04010 İÇME VE KUL. SUYU
04011 ISINMA
Malzeme ana verileri ile ilgili prosesler
Ön bilgiler;
- Malzeme ana verileri bakım ve yaratma sorumluluğu (SD malzemeleri hariç) ilgili ihtisas departmanlarına aittir
- Malzeme sorumlulukları ilgili malzemeye atanmış olan mal grubu tarafından belirlenir.
- Her mal grubu için önceden belirlenmiş bir ihtisas departmanı mevcuttur.
Malzeme ana verileri iş akışı;
- İhtisas departmanları ihtiyaç duyulması durumunda sistemde tanımlanması gereken malzeme ana verilerini yaratır. (İşlem kodu MM01)
- Malzemeler için Malzeme grubu zorunlu bir alandır.
- İhtisas müdürlüğü malzeme ile ilgili gerekli bakımı yapar ; Temel bilgiler, Satın alma bilgileri, Depolama / ÜY. Bilgileri / Muhasebe bilgileri / Melbusat bilgileri (Melbusat malzemelerinde) (İşlem kodu MM01)
- Malzeme ana verileri sadece yaratıldıkları istasyon için geçerlidir. Gerekli durumlarda malzeme verileri ilgili ihtisas departmanınca genişletilir. (İşlem kodu MM01)
- Malzeme ana verileri üzerinde gereken durumlarda ilgili ihtisas departmanı tarafından bakım yapılır. (İşlem kodu MM02)
- Geçerliliği ortadan kalkan, kullanılmama kararı alınan vb. malzemeler için ihtisas müdürlüğü tarafından ilgili gösterge işaretlenir (Silme, Blokaj göstergeleri)
3.1.2 Tedarikçi Ana Verileri
Tedarikçi ana verileri aşağıdaki başlıkları içermektedir.
Genel Veriler: Satıcı adresi ve banka ayrıntıları gibi bilgileri içerir. Bu veriler tüm üst birimlerde geçerlidir.
Satınalma Verileri: Satınalma siparişi para birimi, incoterms’ler(teslim şekli) ve satıcının vergi verileri gibi bilgileri içerir. Bu verilerin bakımı her satınalma organizasyonu için yürütülür. Bunun yanı sıra, üretim yerine özgü ya da satıcı alt ürün yelpazelerine özgü olmak üzere farklı verilerde girilebilir.
Muhasebe Verileri: Bu veriler mutabakat hesabı numarası ve otomatik ödeme işlemlerine ilişkin ödeme biçimleri gibi bilgileri içerir. Veri bakımı şirket kodu düzeyinde yürütülür.
Hesap Grubu: Satıcı ana verileri yaratılırken bir hesap grubu belirlenmelidir. Hesap grupları, satıcıların belirli ölçütlere göre gruplanması amacıyla kullanılır. Hesap gruplarıyla aşağıdakiler tanımlanır.
- Veri girişine hazır veya ana veriler yaratılıp değiştirildiğinde doldurulacak alanlar
- İlgili hesabın tek kullanımlık hesap (bir defalık satıcılar için toplu hesap) olması
- Satıcı ana verileri için veri saklama düzeyleri “Alt ürün yelpazesi” ve/veya “Üretim Yeri” geçerli olması
- Numara alanlarının yardımıyla hesap numarası aralığı ve numara tayini türü
- Hesap grubu için geçerli muhatap işlevleri
ÖRNEK ŞİRKET Hesap Grupları
SATICI HESAP GRUBU TANIMI İLK NUMARA SON NUMARA MUTABAKAT HESABI
11 Yurt İçi Grup İçi-ÖRNEK ŞİRKET EK2 100000 199999 3201100000
12 Yurt İçi Grup İçi-ÖRNEK ŞİRKET EK3 200000 299999 3201200000
21 Yurtdışı Grup İçi-ÖRNEK ŞİRKET EK2 300000 399999 3202100000
22 Yurtdışı Grup İçi-ÖRNEK ŞİRKET EK3 400000 499999 3202200000
31 Yurt İçi Grup Dışı 500000 599999 3203100000
32 Yurt Dışı Grup Dışı 600000 699999 3203200000
40 Excess Satıcılar 700000 799999 3204000000
50 Navlun-Ordino Satıcılar 800000 800000 3205000000
80 Arızi Satıcılar 900000 900000 3208000000
PERS Personel Hesap Grubu 00001 99999
ITH İthalat Dosyaları 1000000000 9999999999
YLSN Yıl Sonu Kapanış Satıcıları 1000000000 9999999999
Tedarikçi ana verileri ile ilgili prosesler
Ön bilgiler;
- Tedarikçi ana verileri (Temel ve Satın alma verileri) bakım ve yaratma sorumluluğu satın alma departmanlarına aittir
- Tedarikçi ana verileri (Temel ve Muhasebe verileri) bakım ve yaratma sorumluluğu finans departmanlarına aittir
Tedarikçi ana verileri iş akışı;
- İhtiyaç duyulması durumunda sistemde tanımlanması gereken Tedarikçi ana verileri satın alma departmanı tarafından yaratılır. (İşlem kodu MK01)
- İlgili tedarikçiye ait muhasebe bilgileri Muhasebe departmanı tarafından yaratılır. (İşlem kodu FK01)
- İlgili departman tarafından gerektiğinde Tedarikçi verilerine ait bakım yapılır (İşlem kodu : MK02, FK02, XK02)
- Tedarikçi ana verileri sadece yaratıldıkları istasyon için geçerlidir. Gerekli durumlarda Tedarikçi verileri ilgili ihtisas departmanınca genişletilir. (İşlem kodu MM01)
- Tedarikçi ana verileri üzerinde gereken durumlarda ilgili ihtisas departmanı tarafından bakım yapılır. (İşlem kodu MM02)
- Geçerliliği ortadan kalkan, kullanılmama kararı alınan vb. Tedarikçiler için ihtisas müdürlüğü tarafından ilgili gösterge işaretlenir.
3.2 Satın Alım Prosesi
SAP R3 sisteminde kullanılacak olan Satın alım akışı aşağıda belirtilen alt akışlardan oluşmaktadır.
3.2.1 Stok Nakilleri
Stok Nakil (SNS) prosesi ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. Tarafından malzeme stoklarının herhangi bir istasyon / müdürlük sorumluluk alanından bir diğer sorumluluk alanına, Talep esasına göre sağlanmasını içerir.
- Malzemeli alımlarda istasyon müdürlükleri gelen müdürlüğe stok nakil siparişi geçmek sureti ile malzeme taleplerini belirtirler. Bu işlem sayesinde sürekli, yüksek meblağlı alımların, ilgili ihtisas departmanında toplanması ve toplu alım yapılması sağlanır.
- İstasyonlar birbirleri arasında acil gereksinimler söz konusu olduğunda temin edici istasyonun da onayını almak sureti ile stok nakilleri gerçekleştirebilirler
- İhtisas müdürlükleri kendi sorumluluk alanlarında kalan malzemeler için genel müdürlükten açılan stok nakil taleplerini takip eder. Gerekli olduğunda ilgili satın alma prosesini kullanarak malı tedarik eder ve stok naklini karşılar
- Bazı durumlarda İhtisas müdürlükleri, taraflarından açılan Siparişlere yönelik teslimatların direk istasyonlara yapılmasını öngörebilir. Bu durumda ilgili saha sorumluları yapılan mal kabulün ardından açmış oldukları Stok nakil siparişini sonlandırmak (İptali) ile sorumludur.
Stok Nakil siparişi prosesi aşağıdaki adımları takip eder;
- İstasyon görevlisi tarafından stok nakil siparişi oluşturulur. (Doküman Tipi: SNS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- SNS’ de sağlayıcı bir diğer istasyon ise ilgili istasyon müdürü ile mutabakata varılır. Genel müdürlükten yapılan taleplerde bu gereksinim aranmaz.
- SNS ilgili istasyon sorumlusunca onaylanır. İşlem kodu ME29N
- İhtisas Müdürlüğü talep edilen malzemeye ilişkin stok durumunu kontrol eder. (İşlem kodu MMBE)
- Stok mevcut değil ise İhtisas Müdürlüklerince Yapılan Mal Alımları prosesini uygular.
- Stok mevcut / Yeni gelen stoklar genel müdürlüğe teslim alınmış ise SNS’ye yönelik mal sevkiyatı yapılır (İşlem kodu: MIGO_GI)
- Bu durumda malzemeler sistem tarafından nakilde olarak görüntülenir
- Malzemelerin istasyona varmasına istinaden teslim alan istasyon tarafından SNS’ye yönelik mal kabul işlemi yapılır
- Eğer stok ihtiyacı ihtisas müdürlüğünce açılan başka bir SAS ile karşılanmış/ teslim alınmış ise istasyon müdürlüğü ilgili SNS’i iptal etmek sureti ile kapatır. Açıklamada ilgili not alınır. (İşlem kodu ME52N)
3.2.2 Malzeme Alımları
SAP sisteminde Malzeme kaydının takip edilmesi kararlaştırılmış olan ve Malzeme ana verisi yaratılmış olan varlıkların alımında Malzeme alım prosesi kullanılır.
Malzeme Kayıtları ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. SAP sisteminde, stoklu ve stoksuz olarak ikiye ayrılmaktadır. Stoksuz malzemeler için sistem envanter kaydı tutmamaktadır.
Yetki Dahilindeki Mal Alımları
ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. Satın alım prosedüründe belirlenen koşullar uyarınca;
- Sürekliliği olmayan malzemeler ve demirbaş alımları haricinde
- İstasyon Baş Müdürlükleri için 10.000 TL departman müdürlükleri için 3.000 TL’yi geçmemesi
Durumlarında, yetki dahilinde alım prosedürü uygulanabilir.
Bu durumda;
- İstasyon Müdürü /Baş Müdürü bilgisi dahilinde SAT açılır. (Doküman Tipi: SAT, işlem kodu ME51N, Satın alma grubu ilgili istasyon müdürü / Baş müdürü Satın alma grup kodu)
- İşlem yetkilisi (İstasyon Müdürü /Baş Müdürü) SAT’ı onaylar (işlem kodu ME54N)
- İstasyon Müdürü /Baş Müdürü inisiyatifinde Fiyat teklifi toplanmasını isteyebilir.
(Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41-Teklif talebi, ME47-Fiyat teklifi Satın alma grubu ilgili istasyon müdürü / Baş müdürü Satın alma grup kodu)
- SAT’a veya Fiyat Teklifine itsinden SAS açılır. (Doküman Tipi: SAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili istasyon müdürü / Baş müdürü Satın alma grup kodu)
- SAS’a istinaden Mal kabul ve İrsaliye kontrol yapılır (İşlem kodu MIGO_GR)
- Mal kabule istinaden Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, muhasebeleştirilir (MIR6).
İhtisas Müdürlüklerince Yapılan Mal Alımları
ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. Satın alım prosedüründe belirlenen koşullar uyarınca;
- Düzenli alımlar
- Düzenli olmadığı halde istasyon müdürlüklerinin yetkilerini aşan alımlarda
İhtisas müdürlükleri sorumludur.
- Malzemeler, Malzemeye atanmış olan bir mal grubu aracığı ile bir ihtisas müdürlüğünün yetki alanına girer (İdari işler, Bilgi işlem, Teknik)
- Mal alımlarında talep oluşturmaya yetkili departman ilgili ihtisas müdürlüğüdür
- İhtisas müdürlükleri alım öncesi sahalardan talep toplayabilirler (BKZ SNS prosesi)
- İhtisas müdürlükleri gerektiğinde talep ile ilgili teknik doküman ve bilgiyi sağlarlar
Bu durumda
- SAT açılır. (Doküman Tipi: SAT, işlem kodu ME51N, Satın alma grubu ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- Alım tutarına endeksli olarak belirlenen işlem yetkilileri SAT’ı onaylar (işlem kodu ME54N)
- Satın alma departmanı ilgilisi tarafından tedarikçilere fiyat talebi geçilir (Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41 Satın alma grubu ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemde tanımlanır (İşlem kodu ME47)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemden karşılaştırılır ve kullanılacak fiyat teklifi ihtisas departmanı teknik şartnamesi de göz önüne alınarak seçilir (Fiyat teklifi, karşılaştırması İşlem kodu ME49)
- Belirlenen Fiyat Talebi sistemde onaylanır. (Fiyat teklifi onayı İşlem kodu ME49)
- Fiyat Teklifine itsinden SAS açılır. (Doküman Tipi: SAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- SAS belirlenen onay stratejisine göre toplam bedele endeksli olarak yetkili mercii(ler) tarafından onaylanır (İşlem kodu ME29N)
- SAS’a istinaden Mal kabul ve İrsaliye kontrol yapılır (İşlem kodu MIGO_GR)
- Satın alma departmanı tarafından mal kabule istinaden Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, muhasebeleştirilir (MIR6).
Sözleşme Çerçevesinde Yapılan Mal Alımları
Gerekli görüldüğü durumlarda Satın alma departmanı tarafından tedarikçiler ile sözleşme imzalanabilir.
- Satın alma departmanı ilgilisi tarafından tedarikçilere fiyat talebi geçilir (Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41 Satın alma grubu ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemde tanımlanır (İşlem kodu ME47)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemden karşılaştırılır ve kullanılacak fiyat teklifi ihtisas departmanı teknik şartnamesi de göz önüne alınarak seçilir (Fiyat teklifi, karşılaştırması İşlem kodu ME49)
- Belirlenen tedarikçi ile yapılacak olan sözleşme (Miktar veya Tutar Sözleşmesi) sistemde tanımlanır (ME31K)
- Malzeme ihtiyacına göre ihtiyaç duyan departman sözleşmeye referans göstererek Satınalma siparişi oluşturur (Doküman Tipi: KAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili müdürlük grup kodu)
- Satın alma siparişi sözleşme durumuna göre onaylanır. (İşlem kodu ME29N)
- SAS’a istinaden Mal kabul ve İrsaliye kontrol yapılır (İşlem kodu MIGO_GR)
- Mal kabule istinaden veya Toplu gelen Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, muhasebeleştirilir (MIR6).
3.2.3 Duran Varlık Alımları
İhtisas Müdürlüklerince Yapılan Duran varlık alımları
ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. Satın alım prosedüründe belirlenen koşullar uyarınca;
- Duran varlık alımlarında İhtisas müdürlükleri sorumludur.
- Duran varlık talebinde bulunan departman, duran varlık tipinden sorumlu olan ihtisas departmanından farklı bir departman ise ilgili talep alımdan önce ihtisas departmanı personeli tarafından düzenlenebilir, ve bu düzenlemenin tamamlandığını gösterir mahiyette onaylanır
- İhtisas müdürlükleri gerektiğinde talep ile ilgili teknik doküman ve bilgiyi sağlarlar
Bu durumda
- SAT’ı alımı talep eden departman açar. Duran varlık olarak sadece Satın alma sürecinde kullanılacak olan Sanal duran varlık kodu kullanılır (Doküman Tipi: SAT, Hesap Tayin Tipi: A, işlem kodu ME51N, Satın alma grubu ilgili müdürlük grup kodu)
- SAT açılırken gerekli durumlarda ilgili duran varlığa ilişkin bir mal kabul operasyonu beklendiğini belirtmek amacı ile SAT üzerindeki ilgili alan doldurulmalıdır.
- Duran varlık durumuna göre ilgili müdürlük SAT üzerinde duran varlığın Mal grubunu belirler
- Duran valık mal grubu belirlemesine göre SAT ilgili ihtisas müdürlüğü tarafından işlenir (işlem kodu ME52N)
- İhtisas müdürlüğü teknik gereksinimlere bağlı kalmak şartı ile SAT üzerindeki Kalemin; Tanım, Miktar ve fiyatını değiştirme yetkisine sahiptir.
- İhtisas müdürlüğü personeli tarafından işlenen SAT ilgili personel tarafından üst mercilerce onaylanabilecek duruma geldiğini belirtmek amacı ile onaylanır. (işlem kodu ME54N)
- Alım tutarına endeksli olarak belirlenen işlem yetkilileri SAT’ı onaylar (işlem kodu ME54N)
- Satın alma departmanı ilgilisi tarafından tedarikçilere fiyat talebi geçilir (Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41 Satın alma grubu ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemde tanımlanır (İşlem kodu ME47)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemden karşılaştırılır ve kullanılacak fiyat teklifi ihtisas departmanı teknik şartnamesi de göz önüne alınarak seçilir (Fiyat teklifi, karşılaştırması İşlem kodu ME49)
- Belirlenen Fiyat Talebi sistemde onaylanır. (Fiyat teklifi onayı İşlem kodu ME49)
- Fiyat Teklifine itsinden SAS açılır. (Doküman Tipi: SAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- SAS belirlenen onay stratejisine göre toplam bedele endeksli olarak yetkili mercii(ler) tarafından onaylanır (İşlem kodu ME29N)
- Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, Finans departmanı muhasebeleştirme yapmadan önce duran varlık kartını yaratır ve sanal duran varlık kodunun yerine bu yarattığı duran varlık kodunu girer.
- İşlem muhasebeleştirilir (MIR6).
3.2.4 Servis Alımları
Yetki Dahilindeki Servis Alımları
ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. Satın alım prosedüründe belirlenen koşullar uyarınca;
- Sürekliliği olmayan servisler
Durumlarında, yetki dahilinde alım prosedürü uygulanabilir.
Bu durumda;
- İstasyon Müdürü /Baş Müdürü bilgisi dahilinde SAT açılır. (Doküman Tipi: SAT, işlem kodu ME51N, Satın alma grubu ilgili istasyon müdürü / Baş müdürü Satın alma grup kodu)
- Servis durumuna göre ilgili müdürlük SAT üzerinde duran varlığın Mal grubunu belirler
- İşlem yetkilisi (İstasyon Müdürü /Baş Müdürü) SAT’ı onaylar (işlem kodu ME54N)
- İstasyon Müdürü /Baş Müdürü inisiyatifinde Fiyat teklifi toplanmasını isteyebilir.
(Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41-Teklif talebi, ME47-Fiyat teklifi Satın alma grubu ilgili istasyon müdürü / Baş müdürü Satın alma grup kodu)
- SAT’a veya Fiyat Teklifine itsinden SAS açılır. (Doküman Tipi: SAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili istasyon müdürü / Baş müdürü Satın alma grup kodu)
- SAS’a istinaden Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, muhasebeleştirilir (MIR6).
İhtisas Müdürlüklerince Yapılan Servis varlık alımları
ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. Satın alım prosedüründe belirlenen koşullar uyarınca;
- Alımı yapılacak olan servisin süreklilik arzetmesi
- Düzenli olmadığı halde istasyon müdürlüklerinin yetkilerini aşan alımlarda
İhtisas müdürlükleri yetkilidir.
Servis alımlarında;
- Servis talebinde bulunan departman, servis tipinden sorumlu olan ihtisas departmanından farklı bir departman ise, ilgili talep alımdan önce ihtisas departmanı personeli tarafından düzenlenebilir. Bu düzenlemenin tamamlandığını gösterir mahiyette onaylanır
- İhtisas müdürlükleri gerektiğinde talep ile ilgili teknik doküman ve bilgiyi sağlarlar
Bu durumda
- SAT’ı alımı talep eden departman açar. (Doküman Tipi: SAT, Hesap Tayin Tipi: K, işlem kodu ME51N, Satın alma grubu ilgili müdürlük grup kodu)
- Servis durumuna göre ilgili müdürlük SAT üzerinde duran varlığın Mal grubunu belirler
- Servis mal grubu belirlemesine göre SAT ilgili ihtisas müdürlüğü tarafından işlenir (işlem kodu ME52N)
- İhtisas müdürlüğü teknik gereksinimlere bağlı kalmak şartı ile SAT üzerindeki Kalemin; Tanım, Miktar ve fiyatını değiştirme yetkisine sahiptir.
- İhtisas müdürlüğü personeli tarafından işlenen SAT ilgili personel tarafından üst mercilerce onaylanabilecek duruma geldiğini belirtmek amacı ile onaylanır. (işlem kodu ME54N)
- Alım tutarına endeksli olarak belirlenen işlem yetkilileri SAT’ı onaylar (işlem kodu ME54N)
- Satın alma departmanı ilgilisi tarafından tedarikçilere fiyat talebi geçilir (Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41 Satın alma grubu ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemde tanımlanır (İşlem kodu ME47)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemden karşılaştırılır ve kullanılacak fiyat teklifi ihtisas departmanı teknik şartnamesi de göz önüne alınarak seçilir (Fiyat teklifi, karşılaştırması İşlem kodu ME49)
- Belirlenen Fiyat Talebi sistemde onaylanır. (Fiyat teklifi onayı İşlem kodu ME49)
- Fiyat Teklifine itsinden SAS açılır. (Doküman Tipi: SAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- SAS belirlenen onay stratejisine göre toplam bedele endeksli olarak yetkili mercii(ler) tarafından onaylanır (İşlem kodu ME29N)
- SAS’a istinaden Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, İşlem muhasebeleştirilir (MIR6).
Sözleşme Çerçevesinde Yapılan Servis Alımları
Gerekli görüldüğü durumlarda Satın alma departmanı tarafından tedarikçiler ile sözleşme imzalanabilir.
- Satın alma departmanı ilgilisi tarafından tedarikçilere fiyat talebi geçilir (Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41 Satın alma grubu ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemde tanımlanır (İşlem kodu ME47)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemden karşılaştırılır ve kullanılacak fiyat teklifi ihtisas departmanı teknik şartnamesi de göz önüne alınarak seçilir (Fiyat teklifi, karşılaştırması İşlem kodu ME49)
- Belirlenen tedarikçi ile yapılacak olan sözleşme (Miktar veya Tutar Sözleşmesi) sistemde tanımlanır (ME31K)
- Servis ihtiyacına göre ihtiyaç duyan departman sözleşmeye referans göstererek Satınalma siparişi oluşturur (Doküman Tipi: KAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili müdürlük grup kodu)
- SAS’a istinaden veya Toplu gelen Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, muhasebeleştirilir (MIR6).
3.3 Mal Kabul Iptal / Satıcıya iade İşlemleri
Mal kabul ile ilgili İptal /iade işlemi için aşağıdaki prosedür işlenir;
- Mal kabul iptali orijinal mal kabule yönelik herhangi bir düzeltme gerektiğinde veya tamamen iptali istendiğinde gerçekleştirilir.
- Mal iadesi, tedarikçiden gelen mallar üzerinde herhangi bir uyuşmazlık söz konusu ise gerçekleştirilir bu işlem sırasında iade sebebi ile ilgili açıklama ve ide sebep kodu seçilir.
- Mal kabul ile ilgili prosesin durumuna göre önce Fatura girişlerinin olup olmadığı kontrol edilmelidir. Doküman akışında kendisini referans alan başka bir belge oluşmuş olan belge satırı iptal edilemez (Örn: Faturası girilmiş bir malzemeye ait mal kabul satırı veya SAS satırı iptal edilemez. İptal edilmeden önce ilgili Fatura satırının iptal edilmesi gerekmektedir.)
- Var ise Fatura girişleri iptal edilir
- Mal girişi ile ilgili iptal işlemi MIGO işlem kodu kullanılarak ters kayıt işleme modu kullanılmak ve orijinal belge numarasını (Mal giriş belge no’su) girmek sureti ile yapılır (İşlem kodu MIGO, İşleme modu: A04)
- İade işlemi için ise Mal Kabul yapılan SAS kodu ve işlem kodu 122 kullanılır. Sistem iade ile ilgili sebep kodunun girişi zorunlu olarak bekler (Zarar görmüş, Eksik, Düşük Kalite)
3.4 Melbusat dağıtımları:
Melbusat dağıtımları: İnsan Kaynakları (İK) modülünde mevcut bulunan örgüt yapısı ve personel listeleri kullanılarak melbusat dağıtım listeleri oluşturulur. Bu listelere istinaden stok çıkışı hareketi ile melbusat dağıtımı operasyonu sisteme kayıt edilir.
Proses akışı aşağıda açıklanmaktadır;
- İK sisteminde ÖRNEK ŞİRKET personeline ait personel ve personel unvan bilgileri tanımlıdır
- İdari işler departmanı melbusat ana verilerinin bakımı ile sorumludur (Melbusat grupları, Beden , Tip , Melbusat stokları ve bu stoklardaki melbusat bilgilerinin bakımı)
- İdari işler departmanı Melbusat gruplarının ve İK unvan bilgileri ile eşleştirmesini sağlar.
- İdari işler departmanı Dönemlere özgü olarak planlanan melbusat gruplarını ve her grubun içerdiği melbusatları planlar
- İdari işler departmanı yapılan planlama doğrultusunda hak ediş listelerini çıkartır
- Hak ediş listelerince belirlenen melbusatların dağıtımı ilgili istasyon/müdürülük lojistik sorumlularınca gerçekleştirilir.
- Dağıtılan melbusatlar ile ilgili bilgi sistemde Malzeme stoklarının personele sarfı işlemi olarak kayıt altına alınır. Yapılan operasyonda teslim alan personel bilgisi kayıt altına alınır.
- Melbusat ile ilgili bakımı yapılacak olan tüm veriler için SAP R/3 sisteminde “ZZMEL” şeklinde bir alan menüsü tanımlanmıştır.
3.5 Gelen Fatura Süreçleri
Fatura Ön kaydı
Fatura ön kaydı operasyonu; satın alma süreçlerinde de belirtildiği üzere SAS belgesini oluşturan departman tarafından gerçekleştirilir.(İşlem kodu MIR7)
Satın alma prosesleri ile ilgili planlı ve plansız ek masraflar (Navlun / Sigorta / Gümrük vb.) Faturalar aynı proses ile sisteme girilir.
Faturaların Muhasebeleştirilmesi:
Ön kaydı yapılmış olan faturalar Muhasebe departmanı tarafından kontrol edilir ve muhasebeleştirilir.
(İşlem kodu MIR6 / MIRO)
Faturaların İptali / Değiştirilmesi
Herhangi bir nedenle iptal edilmesi / Değiştirilmesi gereken faturalar MR8M işlemi ile geri alınır. Değiştirilmesi gerekiyor ise yeni bilgileri ile tekrar girişi yapılır (Bir kere muhasebeleşen Fatura üzerinde muhasebe hesaplarını etkileyecek herhangi bir değişiklik yapılamaz, orijinali iptal edilip yenisi girilir.)
3.6 Bu süreçte Kullanılacak İşlem Kodları / Transactions to be Used In This Process
Kısa Kod Açıklaması
ME51N Satın alma teklifi yarat
ME52N Satın alma teklifi değiştir
ME52N Satın alma teklifi görüntüle
ME5A Satın alma teklifi listele
ME54N Satın alma teklifi münferit onay
ME55 Satın alma teklifi toplu onay
ME41 Fiyat Teklif Talebi yarat
ME42 Fiyat Teklif Talebi değiştir
ME43 Fiyat Teklif Talebi görüntüle
ME45 Fiyat Teklif Talebi onayla
ME47 Teklif Talebine istinaden Fiyat Teklif girişi
ME48 Fiyat Teklifi görüntüle
ME49 Fiyat Teklifi karşılaştırması
ME21N Satın alma siparişi yarat
ME22N Satın alma siparişi değiştir
ME23N Satın alma siparişi görüntüle
ME2N Satın alma siparişi listele
ME29N Satın alma siparişi münferit onay
ME28 Satın alma siparişi toplu onay
MM01 Malzeme ana verisi yarat / genişlet
MM02 Malzeme ana verisi değiştir
MM03 Malzeme ana verisi görüntüle
MMBE Malzeme ayrıntılı stok durumu (Tek malzeme)
MB51 Mal hareketleri dökümü
MB52 Stok Dökümü
IQ03 Seri No’lu malzeme / Ekipman görüntüle
MIGO Malzeme hareketleri / giriş / görütüleme / İptali
MIGO_GI Mal çıkışı / sevkiyatı
MIGO_TR Malzeme nakil kaydı
MIRO Fatura giriş / muhasebeleştirmesi
MIR6 Fatura / Ön kayıtlı fatura dökümü
MIR7 Fatura ön kaydı
MR8M Fatura Ters Kayıt (İptal)
MIR4 Fatura görüntüle
4 Roller ve sorumluluklar ekine referans gönderilir.
5 Arayüzler ve Ek Geliştirmeler / Interfaces and Developments
5.1 Arayüzler / Interfaces
Uygulanamaz.
5.2 Add-On’lar / User-Exit’ler / Add-Ons / User-Exits
Uygulanamaz.
5.3 Modifikasyonlar / Modifications
- MAT1 Arama yardımı menüsüne Mara tablosu malzeme hiyerarşisi ile çalışacak bir arma yardımı eklenmesi
- MIGO ekranında 951 (Melbusat dağıtımı) işlemi için Teslim alan alanına ilgili personel numarasının sistemden çekilerek gelmesini sağlayacak bir giriş yardımı fonksiyonu.
5.4 Veri Aktarımı / Data Migration
Nesne
Object Sayı
Number Kaynak Sistem
Source System Aktarma Yöntemi
Migration Method
Malzeme Ana verileri 3000 EXCEL Legacy System Migration Workbench
Tedarikçi Ana verileri 200 LOGO GOLD (SQL) Legacy System Migration Workbench
5.5 Raporlar / Reports
ÖRNEK ŞİRKET Satın alma prosesinde kullanılmakta olan ilgili formlar SAP R/3 sisteminde çıktı olarak alınabilecek şekilde dizayn edilecektir.
- SAT onay formu
- SAS çıktısı
- SAS onay formu
- Fiyat Talep Formu
6 Kısaltmalar ve Tanımlar / Abbreviations and Definitions
SAS: Satın alma siparişi
SAT: Satın alma Teklifi
MM: Materials Management; SAP Malzeme ve Satınalma modülü
SD: Sales & Distribution; SAP Satış ve dağıtım modülü
FI: Financials; SAP Muhasebe modülü
CO: Controlling; SAP Maliyet muhasebesi modülü
AA: Asset accounting; SAP Duran varlık muhasebesi modülü
EDI: Electronic data interchange; Eletronik data transferi
1 Giriş / Introduction
1.1 Amaç / Objective
2 Genel Koşullar / General Conditions
2.1 Organizasyon Yapısı 7
2.2 Roller ve Yetkilendirme / Roles and Authorisations
3 Fonksiyonelliğin Tanımlanması / Description of Required Functionality
3.1 Ana Veriler
3.1.1 Malzeme Ana Verileri
3.1.2 Tedarikçi Ana Verileri
3.2 Satın Alım Prosesi
3.2.1 Stok Nakilleri
3.2.2 Malzeme Alımları
3.2.3 Duran Varlık Alımları
3.2.4 Servis Alımları
3.4 Bu süreçte Kullanılacak İşlem Kodları / Transactions to be Used In This Process
4 Roller ve sorumluluklar ekine referans gönderilir.
5 Arayüzler ve Ek Geliştirmeler / Interfaces and Developments
5.1 Arayüzler / Interfaces
5.2 Add-On’lar / User-Exit’ler / Add-Ons / User-Exits
5.3 Modifikasyonlar / Modifications
5.4 Veri Aktarımı / Data Migration
1 Giriş / Introduction
ÖRNEK ŞİRKET’ de, SAP R/3 sistemindeki, MM modülü için aşağıdaki süreçler kurgulanmıştır.
1.1 SAP R/3 MM Modülü
ÖRNEK ŞİRKET SAP R/3 sisteminde MM modülü dahilinde aşağıdaki bileşenler bulunmaktadır.
- Ana veri süreçleri
- Satın alma süreçleri
- Mal hareketi süreçleri
- Fatura girişi süreçleri
1.1.1 Ana veri süreçleri
SAP R/3 MM modülünde iki çeşit ana veri bulunmaktadır;
Malzeme Ana Verileri: Malzeme ana verilerinin kontrolünde Mal grupları esasına göre belirlenen ihtisas müdürlükleri sorumludur.
Tedarikçi Ana Verileri: Tedarikçi ana verilerinin kontrolünde Satın alma departmanı sorumludur.
1.1.2 Satın Alma Süreçleri
Satın alma süreci
Satın alma süreci: Malzeme, Duran Varlık ve Servis alımları olarak 3 gruba ayrılır. Bu gruplardan herhangi biri için; Süreç gereksinimlerine göre İhtisas Müdürlüğü aracılığı ile alım, Yetki çerçevesinde direk alım ve sözleşmeli alım yöntemlerinden uygun olan proses adımları gerçekleştirilir.
Talep edilen varlığa göre alımlar:
- Malzeme Satın alımları
- Duran varlık satın alımları
- Servis satın alımları
Uygulanacak Süreç basamakları ve ilgili departmanlara göre alımlar:
- İhtisas Müdürlüğü ve satın alma departmanı aracılığı ile alımlar
- Yetki Limitleri dahilinde direkt alımlar
- Sözleşme çerçevesindeki alımlar
1.1.3 Mal hareketi süreçleri
Stok girişleri
Satın alma siparişlerine ve alınan teslimatlara ilişkin mal girişleri ayrıca sayım fazlalıklarının stoğa girişlerine ilişkin süreçleri içerir.
Stok Transferleri
Stok nakil siparişleri: Genel Müdürlük Depoları ve / veya İstasyonlar arasındaki stok nakilleri stok nakil siparişi aracılığı ile gerçekleştirilir.
- Stok nakil siparişleri talep eden departman sorumlusu tarafından onaylanır
- Gönderim yapan departman stok nakil siparişine istinaden mal sevkiyatında bulunur.
- Talep eden departman sevk edilen malzemelere istinaden mal kabul yapar.
Depolar arası Nakiller: Aynı istasyonun farklı depoları arasında yapılabilecek nakiller
Stok Çıkışları
Satıcıya iadeler, Malzeme sarfiyatları, Yatırıma yapılan mal çıkışları, sayım eksiklerini içerir
Melbusat dağıtımları İnsan Kaynakları (İK) modülünde mevcut bulunan örgüt yapısı ve İdari işler departmanınca hazırlanan dağıtım listeleri aracılığı ile melbusat dağıtımları (Melbusat mallarının personel üzerine çıkışı işlemi) gerçekleştirilir.
1.1.4 Fatura girişi süreçleri
Tedarikçiler tarafından gönderilen faturaların ilgili departmanlarca ön kaydı, ve muhasebeleştirilmesini, gereken durumlarda ters kaydını içerir
1.2 Amaç / Objective
Malzeme Ana verileri: Malzeme kayıtlarının ortak transparan bir şekilde tutulmasını, departmanlar arası izlenebilirliğini, doğru stok kontrolünü sağlar. Ayrıca Muhasebe entegrasyonu sayesinde malzeme ile yapılan alımlarda Finansal verilerin otomatik muhasebeleşmesine olanak verir.
Tedarikçi ana verileri: Tedarikçiler ile ilgili kayıtların ilgili departmanlarca kullanılabilecek şekilde ortak ve transparan bir şekilde tutulmasını, izlenebilirliğini ve kontrolünü sağlar. Ayrıca muhasebe entegrasyonu sayesinde malzeme ile yapılan alımlarda Finanssal verilerin otomatik olarak muhasebeleştirilmesine olanak verir.
Satın Alım Entegrasyonu: Satın alma prosesinin sistematik ve raporlanabilir bir şekilde takip edilmesini sağlamak, gereksiz doküman yazdırma ve arşivlemenin engellenmesi. Satın alma prosesinin ilgili departmanlar tarafından takip edilebilir hale getirilerek hataların engellenmesidir.
- Satın alma sürecinde onay sistemi aracılığı ile satın alımların fiyata endeksli olarak yetkilendirme ve kontrolü
- Referans doküman mantığı sayesinde, doküman akışını ve izlenebilirliği sağlamaktadır.
Satın Alma Talebi: Satın alımlarda departmansal ihtiyaçların belirtilmesi ve ilgili ihtisas müdürlüklerinin kontrolünün sağlanması
Fiyat Talebi / Fiyat Teklifi : Satın alma departmanının, Teklif toplama, değerlendirme çalışmalarının SAP sisteminde takip edilebilir bir şekilde tutulmasını ve toplanan tekliflerin Siparişe dönüşmesinde tekrar girilmeksizin kullanılabilmesini sağlar.
Satın Alma Siparişi : Satın alımlarda, satın alma departmanının kontrolü altında, alım koşullarının netleşmesi durumunda satın alım işleminin onaylanıp tedarikçiye bildirilmesini sağlar
Malzeme Yönetimi:
- Doğru stok raporlaması amacı ile stok ile ilgili yapılan girişlerin/çıkışların sisteme yansıtılmasını
- Mal kabulünde işlemleri referans doküman (SAS vs.) ile otomatik olarak kontrol edilebilmesini
- Malzeme çıkışlarının takip edilebilirliğini
- Malzeme hareketlerinin otomatik olarak muhasebesel entegrasyonunu sağlar
Fatura Kontrolü: Fatura girişlerinde referans belge (Sipariş, İrsaliye vs) ile kontrol yapılması fonksiyonalitesini ve Fatura belgesine ilişkin muhasebeleşme işlemlerinin sistemde otomatik olarak oluşturulmasını sağlar. Ayrıca Navlun vb. ek faturaların ana fatura ile ilişkilendirilmesi ve
2 Genel Koşullar / General Conditions
2.1 Organizasyon Yapısı
Şirket’e ait organizasyon yapısın SAP R/3 sistemine yansıması amacı ile kullanılan birimler bütünüdür.
SAP R/3 sisteminde MM modülü ile ilişkili aşağıdaki organizasyonel birimler mevcuttur. Hiyerarşi sırasına göre;
Üst Birim: Sistemde Üst Birim, kendine özgü verileri, ana verileri ve mali tabloları olan ticari bir birimdir. Özetle şirketler topluluğunu ifade eder.
Şirket Kodu: Bağımsız olarak kendi muhasebesini yürütebilen en küçük organizasyon birimidir.
Şirket Kodu Tanım
1000 ÖRNEK ŞİRKET
Üretim Yeri / Şube (ÜY)/ Plant: Üretim Yeri, işletme yapısını üretim, tedarik bakım/onarım ve malzeme planlaması açısından ele alan, lojistik bir organizasyon birimidir
ÖRNEK ŞİRKET Türk ÖRNEK ŞİRKET’ de kullanılması kararlaştırılan ÜY listesi aşağıdaki gibidir.
ÜRETİM YERİ İSTASYON ADI KODU
1001 İSTANBUL ATA
1002 ANKARA ESB
1003 İZMİR ADB
Depo Yeri: Depo Yeri, üretim yerinde çeşitli malzeme stoklarını ayırt etmeye yarayan organizasyon birimidir. Stok Yönetimi üretim yerinde depo yeri düzeyinde yürütülür.
Üretim Yerleri için kararlaştırılan depo yerleri aşağıdaki gibidir.
ÜRETİM YERİ STANDART DEPO YERİ HURDA DEPO YERİ
1001 D01 H01
1002 D02 H02
Satın alma organizasyonu: Satın alma organizasyonu şirketin satınalma ihtiyaçlarından sorumlu olan, bir ya da birden çok üretim yeri için satıcılarla satınalma koşullarının belirlendiği organizasyon düzeyidir.
ÖRNEK ŞİRKET için belirlenen satın alma organizasyonları aşağıda belirtilmiştir
Satın Alma Organizasyonu Satın Alma Organizasyonu
SO01 ÖRNEK ŞİRKET Yurt İçi
SO02 ÖRNEK ŞİRKET Yurt Dışı
Satın alma Grubu/ Purchasing group: Belirli satınalma işlemlerinden sorumlu bir kişiyi ya da grubu temsil eden anahtardır, ÖRNEK ŞİRKET A.Ş.’de her bir istasyonda istasyona atanmış bir satın alma grubu bulunmaktadır, ayrıca genel müdürlükteki ihtisas müdürlüklerinin de ilgili satın alma grupları olacaktır.
2.2 Roller ve Yetkilendirme / Roles and Authorisations
3 Fonksiyonelliğin Tanımlanması / Description of Required Functionality
3.1 Ana Veriler
3.1.1 Malzeme Ana Verileri
Malzeme Türleri
SAP R/3 Sisteminde her malzeme bir malzeme türü altında tanımlanır. Malzemelerin gruplamasındaki en temel ve üst seviyeyi teşkil eder.
Malzeme türü şu noktaları denetler:
- Numara tayininin türü (dahili ya da harici)
- Geçerli numara alanı aralığı
- Görüntülenecek ekranlar ve sıralar
- Hangi kullanıcı departmanına özgü verilerin (görünümlerin) giriş verileri olarak önerileceği
- Malzeme için hangi ihtisas departmanın sorumlu olduğunu
- Üretim yeriyle birlikte, malzeme stoklarının nasıl yönetileceğini, başka bir deyişle, miktar değişikliklerinin malzeme ana verilerinde mi yoksa değer değişiklikleri olarak Mali Muhasebedeki stok hesaplarında mı güncelleneceğini
- Malzemeler stoğa kaydedildiğinde ya da depodan çıktığında hangi hesapların etkileneceğini belirler.
ÖRNEK ŞİRKET SAP R/3 sisteminde kullanılacak olan malzeme türleri;
Malzeme Türü Malzeme Türü Numara Aralığı Stok Takibi
0001 Sarf Malzemeleri 100000-199999
0002 Genel Gider 200000-299999 X
0003 Bakım Onarım 300000-399999 X
Malzeme Grupları
Malzemelerin sınıflandırılmasında Malzeme tipinden sonraki basamaktır. Malzeme tipinden bağımsız olarak çalışır. ÖRNEK ŞİRKET ihtisas müdürlüklerinin malzeme ile ilgili alakaları Malzeme grupları aracılığı ile belirlenir.
Aynı zamanda malzeme dışı satın alımlarda (Servis, duran varlık alımları) girilen malzeme türü kodu sayesinde yapılan alımın niteliği (Hangi ihtisas departmanının yetki alanında olduğu) ve muhasebesel olarak kullanacağı hesap kodu belirlenir.
Grup Kodu Grup Açıklaması
01008 YEMEK
01009 GIYIM VE KOR.SARF
01009S GIYIM VE KOR STOK
01011 TAŞIMA
01012 EĞITIM
01015 İKRAM
04004 KITAP, GAZETE, DERGI
04005 REKLAM VE ILAN
04006 KÜÇÜK DEMIRBAŞ
04007 KIRTASIYE
04008 BASILI EVRAK SARF
04008S BASILI EVRAK STOK
04010 İÇME VE KUL. SUYU
04011 ISINMA
Malzeme ana verileri ile ilgili prosesler
Ön bilgiler;
- Malzeme ana verileri bakım ve yaratma sorumluluğu (SD malzemeleri hariç) ilgili ihtisas departmanlarına aittir
- Malzeme sorumlulukları ilgili malzemeye atanmış olan mal grubu tarafından belirlenir.
- Her mal grubu için önceden belirlenmiş bir ihtisas departmanı mevcuttur.
Malzeme ana verileri iş akışı;
- İhtisas departmanları ihtiyaç duyulması durumunda sistemde tanımlanması gereken malzeme ana verilerini yaratır. (İşlem kodu MM01)
- Malzemeler için Malzeme grubu zorunlu bir alandır.
- İhtisas müdürlüğü malzeme ile ilgili gerekli bakımı yapar ; Temel bilgiler, Satın alma bilgileri, Depolama / ÜY. Bilgileri / Muhasebe bilgileri / Melbusat bilgileri (Melbusat malzemelerinde) (İşlem kodu MM01)
- Malzeme ana verileri sadece yaratıldıkları istasyon için geçerlidir. Gerekli durumlarda malzeme verileri ilgili ihtisas departmanınca genişletilir. (İşlem kodu MM01)
- Malzeme ana verileri üzerinde gereken durumlarda ilgili ihtisas departmanı tarafından bakım yapılır. (İşlem kodu MM02)
- Geçerliliği ortadan kalkan, kullanılmama kararı alınan vb. malzemeler için ihtisas müdürlüğü tarafından ilgili gösterge işaretlenir (Silme, Blokaj göstergeleri)
3.1.2 Tedarikçi Ana Verileri
Tedarikçi ana verileri aşağıdaki başlıkları içermektedir.
Genel Veriler: Satıcı adresi ve banka ayrıntıları gibi bilgileri içerir. Bu veriler tüm üst birimlerde geçerlidir.
Satınalma Verileri: Satınalma siparişi para birimi, incoterms’ler(teslim şekli) ve satıcının vergi verileri gibi bilgileri içerir. Bu verilerin bakımı her satınalma organizasyonu için yürütülür. Bunun yanı sıra, üretim yerine özgü ya da satıcı alt ürün yelpazelerine özgü olmak üzere farklı verilerde girilebilir.
Muhasebe Verileri: Bu veriler mutabakat hesabı numarası ve otomatik ödeme işlemlerine ilişkin ödeme biçimleri gibi bilgileri içerir. Veri bakımı şirket kodu düzeyinde yürütülür.
Hesap Grubu: Satıcı ana verileri yaratılırken bir hesap grubu belirlenmelidir. Hesap grupları, satıcıların belirli ölçütlere göre gruplanması amacıyla kullanılır. Hesap gruplarıyla aşağıdakiler tanımlanır.
- Veri girişine hazır veya ana veriler yaratılıp değiştirildiğinde doldurulacak alanlar
- İlgili hesabın tek kullanımlık hesap (bir defalık satıcılar için toplu hesap) olması
- Satıcı ana verileri için veri saklama düzeyleri “Alt ürün yelpazesi” ve/veya “Üretim Yeri” geçerli olması
- Numara alanlarının yardımıyla hesap numarası aralığı ve numara tayini türü
- Hesap grubu için geçerli muhatap işlevleri
ÖRNEK ŞİRKET Hesap Grupları
SATICI HESAP GRUBU TANIMI İLK NUMARA SON NUMARA MUTABAKAT HESABI
11 Yurt İçi Grup İçi-ÖRNEK ŞİRKET EK2 100000 199999 3201100000
12 Yurt İçi Grup İçi-ÖRNEK ŞİRKET EK3 200000 299999 3201200000
21 Yurtdışı Grup İçi-ÖRNEK ŞİRKET EK2 300000 399999 3202100000
22 Yurtdışı Grup İçi-ÖRNEK ŞİRKET EK3 400000 499999 3202200000
31 Yurt İçi Grup Dışı 500000 599999 3203100000
32 Yurt Dışı Grup Dışı 600000 699999 3203200000
40 Excess Satıcılar 700000 799999 3204000000
50 Navlun-Ordino Satıcılar 800000 800000 3205000000
80 Arızi Satıcılar 900000 900000 3208000000
PERS Personel Hesap Grubu 00001 99999
ITH İthalat Dosyaları 1000000000 9999999999
YLSN Yıl Sonu Kapanış Satıcıları 1000000000 9999999999
Tedarikçi ana verileri ile ilgili prosesler
Ön bilgiler;
- Tedarikçi ana verileri (Temel ve Satın alma verileri) bakım ve yaratma sorumluluğu satın alma departmanlarına aittir
- Tedarikçi ana verileri (Temel ve Muhasebe verileri) bakım ve yaratma sorumluluğu finans departmanlarına aittir
Tedarikçi ana verileri iş akışı;
- İhtiyaç duyulması durumunda sistemde tanımlanması gereken Tedarikçi ana verileri satın alma departmanı tarafından yaratılır. (İşlem kodu MK01)
- İlgili tedarikçiye ait muhasebe bilgileri Muhasebe departmanı tarafından yaratılır. (İşlem kodu FK01)
- İlgili departman tarafından gerektiğinde Tedarikçi verilerine ait bakım yapılır (İşlem kodu : MK02, FK02, XK02)
- Tedarikçi ana verileri sadece yaratıldıkları istasyon için geçerlidir. Gerekli durumlarda Tedarikçi verileri ilgili ihtisas departmanınca genişletilir. (İşlem kodu MM01)
- Tedarikçi ana verileri üzerinde gereken durumlarda ilgili ihtisas departmanı tarafından bakım yapılır. (İşlem kodu MM02)
- Geçerliliği ortadan kalkan, kullanılmama kararı alınan vb. Tedarikçiler için ihtisas müdürlüğü tarafından ilgili gösterge işaretlenir.
3.2 Satın Alım Prosesi
SAP R3 sisteminde kullanılacak olan Satın alım akışı aşağıda belirtilen alt akışlardan oluşmaktadır.
3.2.1 Stok Nakilleri
Stok Nakil (SNS) prosesi ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. Tarafından malzeme stoklarının herhangi bir istasyon / müdürlük sorumluluk alanından bir diğer sorumluluk alanına, Talep esasına göre sağlanmasını içerir.
- Malzemeli alımlarda istasyon müdürlükleri gelen müdürlüğe stok nakil siparişi geçmek sureti ile malzeme taleplerini belirtirler. Bu işlem sayesinde sürekli, yüksek meblağlı alımların, ilgili ihtisas departmanında toplanması ve toplu alım yapılması sağlanır.
- İstasyonlar birbirleri arasında acil gereksinimler söz konusu olduğunda temin edici istasyonun da onayını almak sureti ile stok nakilleri gerçekleştirebilirler
- İhtisas müdürlükleri kendi sorumluluk alanlarında kalan malzemeler için genel müdürlükten açılan stok nakil taleplerini takip eder. Gerekli olduğunda ilgili satın alma prosesini kullanarak malı tedarik eder ve stok naklini karşılar
- Bazı durumlarda İhtisas müdürlükleri, taraflarından açılan Siparişlere yönelik teslimatların direk istasyonlara yapılmasını öngörebilir. Bu durumda ilgili saha sorumluları yapılan mal kabulün ardından açmış oldukları Stok nakil siparişini sonlandırmak (İptali) ile sorumludur.
Stok Nakil siparişi prosesi aşağıdaki adımları takip eder;
- İstasyon görevlisi tarafından stok nakil siparişi oluşturulur. (Doküman Tipi: SNS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- SNS’ de sağlayıcı bir diğer istasyon ise ilgili istasyon müdürü ile mutabakata varılır. Genel müdürlükten yapılan taleplerde bu gereksinim aranmaz.
- SNS ilgili istasyon sorumlusunca onaylanır. İşlem kodu ME29N
- İhtisas Müdürlüğü talep edilen malzemeye ilişkin stok durumunu kontrol eder. (İşlem kodu MMBE)
- Stok mevcut değil ise İhtisas Müdürlüklerince Yapılan Mal Alımları prosesini uygular.
- Stok mevcut / Yeni gelen stoklar genel müdürlüğe teslim alınmış ise SNS’ye yönelik mal sevkiyatı yapılır (İşlem kodu: MIGO_GI)
- Bu durumda malzemeler sistem tarafından nakilde olarak görüntülenir
- Malzemelerin istasyona varmasına istinaden teslim alan istasyon tarafından SNS’ye yönelik mal kabul işlemi yapılır
- Eğer stok ihtiyacı ihtisas müdürlüğünce açılan başka bir SAS ile karşılanmış/ teslim alınmış ise istasyon müdürlüğü ilgili SNS’i iptal etmek sureti ile kapatır. Açıklamada ilgili not alınır. (İşlem kodu ME52N)
3.2.2 Malzeme Alımları
SAP sisteminde Malzeme kaydının takip edilmesi kararlaştırılmış olan ve Malzeme ana verisi yaratılmış olan varlıkların alımında Malzeme alım prosesi kullanılır.
Malzeme Kayıtları ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. SAP sisteminde, stoklu ve stoksuz olarak ikiye ayrılmaktadır. Stoksuz malzemeler için sistem envanter kaydı tutmamaktadır.
Yetki Dahilindeki Mal Alımları
ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. Satın alım prosedüründe belirlenen koşullar uyarınca;
- Sürekliliği olmayan malzemeler ve demirbaş alımları haricinde
- İstasyon Baş Müdürlükleri için 10.000 TL departman müdürlükleri için 3.000 TL’yi geçmemesi
Durumlarında, yetki dahilinde alım prosedürü uygulanabilir.
Bu durumda;
- İstasyon Müdürü /Baş Müdürü bilgisi dahilinde SAT açılır. (Doküman Tipi: SAT, işlem kodu ME51N, Satın alma grubu ilgili istasyon müdürü / Baş müdürü Satın alma grup kodu)
- İşlem yetkilisi (İstasyon Müdürü /Baş Müdürü) SAT’ı onaylar (işlem kodu ME54N)
- İstasyon Müdürü /Baş Müdürü inisiyatifinde Fiyat teklifi toplanmasını isteyebilir.
(Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41-Teklif talebi, ME47-Fiyat teklifi Satın alma grubu ilgili istasyon müdürü / Baş müdürü Satın alma grup kodu)
- SAT’a veya Fiyat Teklifine itsinden SAS açılır. (Doküman Tipi: SAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili istasyon müdürü / Baş müdürü Satın alma grup kodu)
- SAS’a istinaden Mal kabul ve İrsaliye kontrol yapılır (İşlem kodu MIGO_GR)
- Mal kabule istinaden Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, muhasebeleştirilir (MIR6).
İhtisas Müdürlüklerince Yapılan Mal Alımları
ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. Satın alım prosedüründe belirlenen koşullar uyarınca;
- Düzenli alımlar
- Düzenli olmadığı halde istasyon müdürlüklerinin yetkilerini aşan alımlarda
İhtisas müdürlükleri sorumludur.
- Malzemeler, Malzemeye atanmış olan bir mal grubu aracığı ile bir ihtisas müdürlüğünün yetki alanına girer (İdari işler, Bilgi işlem, Teknik)
- Mal alımlarında talep oluşturmaya yetkili departman ilgili ihtisas müdürlüğüdür
- İhtisas müdürlükleri alım öncesi sahalardan talep toplayabilirler (BKZ SNS prosesi)
- İhtisas müdürlükleri gerektiğinde talep ile ilgili teknik doküman ve bilgiyi sağlarlar
Bu durumda
- SAT açılır. (Doküman Tipi: SAT, işlem kodu ME51N, Satın alma grubu ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- Alım tutarına endeksli olarak belirlenen işlem yetkilileri SAT’ı onaylar (işlem kodu ME54N)
- Satın alma departmanı ilgilisi tarafından tedarikçilere fiyat talebi geçilir (Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41 Satın alma grubu ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemde tanımlanır (İşlem kodu ME47)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemden karşılaştırılır ve kullanılacak fiyat teklifi ihtisas departmanı teknik şartnamesi de göz önüne alınarak seçilir (Fiyat teklifi, karşılaştırması İşlem kodu ME49)
- Belirlenen Fiyat Talebi sistemde onaylanır. (Fiyat teklifi onayı İşlem kodu ME49)
- Fiyat Teklifine itsinden SAS açılır. (Doküman Tipi: SAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- SAS belirlenen onay stratejisine göre toplam bedele endeksli olarak yetkili mercii(ler) tarafından onaylanır (İşlem kodu ME29N)
- SAS’a istinaden Mal kabul ve İrsaliye kontrol yapılır (İşlem kodu MIGO_GR)
- Satın alma departmanı tarafından mal kabule istinaden Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, muhasebeleştirilir (MIR6).
Sözleşme Çerçevesinde Yapılan Mal Alımları
Gerekli görüldüğü durumlarda Satın alma departmanı tarafından tedarikçiler ile sözleşme imzalanabilir.
- Satın alma departmanı ilgilisi tarafından tedarikçilere fiyat talebi geçilir (Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41 Satın alma grubu ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemde tanımlanır (İşlem kodu ME47)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemden karşılaştırılır ve kullanılacak fiyat teklifi ihtisas departmanı teknik şartnamesi de göz önüne alınarak seçilir (Fiyat teklifi, karşılaştırması İşlem kodu ME49)
- Belirlenen tedarikçi ile yapılacak olan sözleşme (Miktar veya Tutar Sözleşmesi) sistemde tanımlanır (ME31K)
- Malzeme ihtiyacına göre ihtiyaç duyan departman sözleşmeye referans göstererek Satınalma siparişi oluşturur (Doküman Tipi: KAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili müdürlük grup kodu)
- Satın alma siparişi sözleşme durumuna göre onaylanır. (İşlem kodu ME29N)
- SAS’a istinaden Mal kabul ve İrsaliye kontrol yapılır (İşlem kodu MIGO_GR)
- Mal kabule istinaden veya Toplu gelen Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, muhasebeleştirilir (MIR6).
3.2.3 Duran Varlık Alımları
İhtisas Müdürlüklerince Yapılan Duran varlık alımları
ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. Satın alım prosedüründe belirlenen koşullar uyarınca;
- Duran varlık alımlarında İhtisas müdürlükleri sorumludur.
- Duran varlık talebinde bulunan departman, duran varlık tipinden sorumlu olan ihtisas departmanından farklı bir departman ise ilgili talep alımdan önce ihtisas departmanı personeli tarafından düzenlenebilir, ve bu düzenlemenin tamamlandığını gösterir mahiyette onaylanır
- İhtisas müdürlükleri gerektiğinde talep ile ilgili teknik doküman ve bilgiyi sağlarlar
Bu durumda
- SAT’ı alımı talep eden departman açar. Duran varlık olarak sadece Satın alma sürecinde kullanılacak olan Sanal duran varlık kodu kullanılır (Doküman Tipi: SAT, Hesap Tayin Tipi: A, işlem kodu ME51N, Satın alma grubu ilgili müdürlük grup kodu)
- SAT açılırken gerekli durumlarda ilgili duran varlığa ilişkin bir mal kabul operasyonu beklendiğini belirtmek amacı ile SAT üzerindeki ilgili alan doldurulmalıdır.
- Duran varlık durumuna göre ilgili müdürlük SAT üzerinde duran varlığın Mal grubunu belirler
- Duran valık mal grubu belirlemesine göre SAT ilgili ihtisas müdürlüğü tarafından işlenir (işlem kodu ME52N)
- İhtisas müdürlüğü teknik gereksinimlere bağlı kalmak şartı ile SAT üzerindeki Kalemin; Tanım, Miktar ve fiyatını değiştirme yetkisine sahiptir.
- İhtisas müdürlüğü personeli tarafından işlenen SAT ilgili personel tarafından üst mercilerce onaylanabilecek duruma geldiğini belirtmek amacı ile onaylanır. (işlem kodu ME54N)
- Alım tutarına endeksli olarak belirlenen işlem yetkilileri SAT’ı onaylar (işlem kodu ME54N)
- Satın alma departmanı ilgilisi tarafından tedarikçilere fiyat talebi geçilir (Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41 Satın alma grubu ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemde tanımlanır (İşlem kodu ME47)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemden karşılaştırılır ve kullanılacak fiyat teklifi ihtisas departmanı teknik şartnamesi de göz önüne alınarak seçilir (Fiyat teklifi, karşılaştırması İşlem kodu ME49)
- Belirlenen Fiyat Talebi sistemde onaylanır. (Fiyat teklifi onayı İşlem kodu ME49)
- Fiyat Teklifine itsinden SAS açılır. (Doküman Tipi: SAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- SAS belirlenen onay stratejisine göre toplam bedele endeksli olarak yetkili mercii(ler) tarafından onaylanır (İşlem kodu ME29N)
- Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, Finans departmanı muhasebeleştirme yapmadan önce duran varlık kartını yaratır ve sanal duran varlık kodunun yerine bu yarattığı duran varlık kodunu girer.
- İşlem muhasebeleştirilir (MIR6).
3.2.4 Servis Alımları
Yetki Dahilindeki Servis Alımları
ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. Satın alım prosedüründe belirlenen koşullar uyarınca;
- Sürekliliği olmayan servisler
Durumlarında, yetki dahilinde alım prosedürü uygulanabilir.
Bu durumda;
- İstasyon Müdürü /Baş Müdürü bilgisi dahilinde SAT açılır. (Doküman Tipi: SAT, işlem kodu ME51N, Satın alma grubu ilgili istasyon müdürü / Baş müdürü Satın alma grup kodu)
- Servis durumuna göre ilgili müdürlük SAT üzerinde duran varlığın Mal grubunu belirler
- İşlem yetkilisi (İstasyon Müdürü /Baş Müdürü) SAT’ı onaylar (işlem kodu ME54N)
- İstasyon Müdürü /Baş Müdürü inisiyatifinde Fiyat teklifi toplanmasını isteyebilir.
(Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41-Teklif talebi, ME47-Fiyat teklifi Satın alma grubu ilgili istasyon müdürü / Baş müdürü Satın alma grup kodu)
- SAT’a veya Fiyat Teklifine itsinden SAS açılır. (Doküman Tipi: SAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili istasyon müdürü / Baş müdürü Satın alma grup kodu)
- SAS’a istinaden Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, muhasebeleştirilir (MIR6).
İhtisas Müdürlüklerince Yapılan Servis varlık alımları
ÖRNEK ŞİRKET A.Ş. Satın alım prosedüründe belirlenen koşullar uyarınca;
- Alımı yapılacak olan servisin süreklilik arzetmesi
- Düzenli olmadığı halde istasyon müdürlüklerinin yetkilerini aşan alımlarda
İhtisas müdürlükleri yetkilidir.
Servis alımlarında;
- Servis talebinde bulunan departman, servis tipinden sorumlu olan ihtisas departmanından farklı bir departman ise, ilgili talep alımdan önce ihtisas departmanı personeli tarafından düzenlenebilir. Bu düzenlemenin tamamlandığını gösterir mahiyette onaylanır
- İhtisas müdürlükleri gerektiğinde talep ile ilgili teknik doküman ve bilgiyi sağlarlar
Bu durumda
- SAT’ı alımı talep eden departman açar. (Doküman Tipi: SAT, Hesap Tayin Tipi: K, işlem kodu ME51N, Satın alma grubu ilgili müdürlük grup kodu)
- Servis durumuna göre ilgili müdürlük SAT üzerinde duran varlığın Mal grubunu belirler
- Servis mal grubu belirlemesine göre SAT ilgili ihtisas müdürlüğü tarafından işlenir (işlem kodu ME52N)
- İhtisas müdürlüğü teknik gereksinimlere bağlı kalmak şartı ile SAT üzerindeki Kalemin; Tanım, Miktar ve fiyatını değiştirme yetkisine sahiptir.
- İhtisas müdürlüğü personeli tarafından işlenen SAT ilgili personel tarafından üst mercilerce onaylanabilecek duruma geldiğini belirtmek amacı ile onaylanır. (işlem kodu ME54N)
- Alım tutarına endeksli olarak belirlenen işlem yetkilileri SAT’ı onaylar (işlem kodu ME54N)
- Satın alma departmanı ilgilisi tarafından tedarikçilere fiyat talebi geçilir (Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41 Satın alma grubu ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemde tanımlanır (İşlem kodu ME47)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemden karşılaştırılır ve kullanılacak fiyat teklifi ihtisas departmanı teknik şartnamesi de göz önüne alınarak seçilir (Fiyat teklifi, karşılaştırması İşlem kodu ME49)
- Belirlenen Fiyat Talebi sistemde onaylanır. (Fiyat teklifi onayı İşlem kodu ME49)
- Fiyat Teklifine itsinden SAS açılır. (Doküman Tipi: SAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- SAS belirlenen onay stratejisine göre toplam bedele endeksli olarak yetkili mercii(ler) tarafından onaylanır (İşlem kodu ME29N)
- SAS’a istinaden Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, İşlem muhasebeleştirilir (MIR6).
Sözleşme Çerçevesinde Yapılan Servis Alımları
Gerekli görüldüğü durumlarda Satın alma departmanı tarafından tedarikçiler ile sözleşme imzalanabilir.
- Satın alma departmanı ilgilisi tarafından tedarikçilere fiyat talebi geçilir (Doküman Tipi: AN, işlem kodu ME41 Satın alma grubu ihtisas müdürlüğü grup kodu)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemde tanımlanır (İşlem kodu ME47)
- Tedarikçilerden gelen fiyat teklifleri sistemden karşılaştırılır ve kullanılacak fiyat teklifi ihtisas departmanı teknik şartnamesi de göz önüne alınarak seçilir (Fiyat teklifi, karşılaştırması İşlem kodu ME49)
- Belirlenen tedarikçi ile yapılacak olan sözleşme (Miktar veya Tutar Sözleşmesi) sistemde tanımlanır (ME31K)
- Servis ihtiyacına göre ihtiyaç duyan departman sözleşmeye referans göstererek Satınalma siparişi oluşturur (Doküman Tipi: KAS, işlem kodu ME21N, Satın alma grubu: ilgili müdürlük grup kodu)
- SAS’a istinaden veya Toplu gelen Fatura ön kaydı yapılır (İşlem kodu MIR7)
- Finans departmanı tarafından ön kaydı yapılan belge kontrol edilir, muhasebeleştirilir (MIR6).
3.3 Mal Kabul Iptal / Satıcıya iade İşlemleri
Mal kabul ile ilgili İptal /iade işlemi için aşağıdaki prosedür işlenir;
- Mal kabul iptali orijinal mal kabule yönelik herhangi bir düzeltme gerektiğinde veya tamamen iptali istendiğinde gerçekleştirilir.
- Mal iadesi, tedarikçiden gelen mallar üzerinde herhangi bir uyuşmazlık söz konusu ise gerçekleştirilir bu işlem sırasında iade sebebi ile ilgili açıklama ve ide sebep kodu seçilir.
- Mal kabul ile ilgili prosesin durumuna göre önce Fatura girişlerinin olup olmadığı kontrol edilmelidir. Doküman akışında kendisini referans alan başka bir belge oluşmuş olan belge satırı iptal edilemez (Örn: Faturası girilmiş bir malzemeye ait mal kabul satırı veya SAS satırı iptal edilemez. İptal edilmeden önce ilgili Fatura satırının iptal edilmesi gerekmektedir.)
- Var ise Fatura girişleri iptal edilir
- Mal girişi ile ilgili iptal işlemi MIGO işlem kodu kullanılarak ters kayıt işleme modu kullanılmak ve orijinal belge numarasını (Mal giriş belge no’su) girmek sureti ile yapılır (İşlem kodu MIGO, İşleme modu: A04)
- İade işlemi için ise Mal Kabul yapılan SAS kodu ve işlem kodu 122 kullanılır. Sistem iade ile ilgili sebep kodunun girişi zorunlu olarak bekler (Zarar görmüş, Eksik, Düşük Kalite)
3.4 Melbusat dağıtımları:
Melbusat dağıtımları: İnsan Kaynakları (İK) modülünde mevcut bulunan örgüt yapısı ve personel listeleri kullanılarak melbusat dağıtım listeleri oluşturulur. Bu listelere istinaden stok çıkışı hareketi ile melbusat dağıtımı operasyonu sisteme kayıt edilir.
Proses akışı aşağıda açıklanmaktadır;
- İK sisteminde ÖRNEK ŞİRKET personeline ait personel ve personel unvan bilgileri tanımlıdır
- İdari işler departmanı melbusat ana verilerinin bakımı ile sorumludur (Melbusat grupları, Beden , Tip , Melbusat stokları ve bu stoklardaki melbusat bilgilerinin bakımı)
- İdari işler departmanı Melbusat gruplarının ve İK unvan bilgileri ile eşleştirmesini sağlar.
- İdari işler departmanı Dönemlere özgü olarak planlanan melbusat gruplarını ve her grubun içerdiği melbusatları planlar
- İdari işler departmanı yapılan planlama doğrultusunda hak ediş listelerini çıkartır
- Hak ediş listelerince belirlenen melbusatların dağıtımı ilgili istasyon/müdürülük lojistik sorumlularınca gerçekleştirilir.
- Dağıtılan melbusatlar ile ilgili bilgi sistemde Malzeme stoklarının personele sarfı işlemi olarak kayıt altına alınır. Yapılan operasyonda teslim alan personel bilgisi kayıt altına alınır.
- Melbusat ile ilgili bakımı yapılacak olan tüm veriler için SAP R/3 sisteminde “ZZMEL” şeklinde bir alan menüsü tanımlanmıştır.
3.5 Gelen Fatura Süreçleri
Fatura Ön kaydı
Fatura ön kaydı operasyonu; satın alma süreçlerinde de belirtildiği üzere SAS belgesini oluşturan departman tarafından gerçekleştirilir.(İşlem kodu MIR7)
Satın alma prosesleri ile ilgili planlı ve plansız ek masraflar (Navlun / Sigorta / Gümrük vb.) Faturalar aynı proses ile sisteme girilir.
Faturaların Muhasebeleştirilmesi:
Ön kaydı yapılmış olan faturalar Muhasebe departmanı tarafından kontrol edilir ve muhasebeleştirilir.
(İşlem kodu MIR6 / MIRO)
Faturaların İptali / Değiştirilmesi
Herhangi bir nedenle iptal edilmesi / Değiştirilmesi gereken faturalar MR8M işlemi ile geri alınır. Değiştirilmesi gerekiyor ise yeni bilgileri ile tekrar girişi yapılır (Bir kere muhasebeleşen Fatura üzerinde muhasebe hesaplarını etkileyecek herhangi bir değişiklik yapılamaz, orijinali iptal edilip yenisi girilir.)
3.6 Bu süreçte Kullanılacak İşlem Kodları / Transactions to be Used In This Process
Kısa Kod Açıklaması
ME51N Satın alma teklifi yarat
ME52N Satın alma teklifi değiştir
ME52N Satın alma teklifi görüntüle
ME5A Satın alma teklifi listele
ME54N Satın alma teklifi münferit onay
ME55 Satın alma teklifi toplu onay
ME41 Fiyat Teklif Talebi yarat
ME42 Fiyat Teklif Talebi değiştir
ME43 Fiyat Teklif Talebi görüntüle
ME45 Fiyat Teklif Talebi onayla
ME47 Teklif Talebine istinaden Fiyat Teklif girişi
ME48 Fiyat Teklifi görüntüle
ME49 Fiyat Teklifi karşılaştırması
ME21N Satın alma siparişi yarat
ME22N Satın alma siparişi değiştir
ME23N Satın alma siparişi görüntüle
ME2N Satın alma siparişi listele
ME29N Satın alma siparişi münferit onay
ME28 Satın alma siparişi toplu onay
MM01 Malzeme ana verisi yarat / genişlet
MM02 Malzeme ana verisi değiştir
MM03 Malzeme ana verisi görüntüle
MMBE Malzeme ayrıntılı stok durumu (Tek malzeme)
MB51 Mal hareketleri dökümü
MB52 Stok Dökümü
IQ03 Seri No’lu malzeme / Ekipman görüntüle
MIGO Malzeme hareketleri / giriş / görütüleme / İptali
MIGO_GI Mal çıkışı / sevkiyatı
MIGO_TR Malzeme nakil kaydı
MIRO Fatura giriş / muhasebeleştirmesi
MIR6 Fatura / Ön kayıtlı fatura dökümü
MIR7 Fatura ön kaydı
MR8M Fatura Ters Kayıt (İptal)
MIR4 Fatura görüntüle
4 Roller ve sorumluluklar ekine referans gönderilir.
5 Arayüzler ve Ek Geliştirmeler / Interfaces and Developments
5.1 Arayüzler / Interfaces
Uygulanamaz.
5.2 Add-On’lar / User-Exit’ler / Add-Ons / User-Exits
Uygulanamaz.
5.3 Modifikasyonlar / Modifications
- MAT1 Arama yardımı menüsüne Mara tablosu malzeme hiyerarşisi ile çalışacak bir arma yardımı eklenmesi
- MIGO ekranında 951 (Melbusat dağıtımı) işlemi için Teslim alan alanına ilgili personel numarasının sistemden çekilerek gelmesini sağlayacak bir giriş yardımı fonksiyonu.
5.4 Veri Aktarımı / Data Migration
Nesne
Object Sayı
Number Kaynak Sistem
Source System Aktarma Yöntemi
Migration Method
Malzeme Ana verileri 3000 EXCEL Legacy System Migration Workbench
Tedarikçi Ana verileri 200 LOGO GOLD (SQL) Legacy System Migration Workbench
5.5 Raporlar / Reports
ÖRNEK ŞİRKET Satın alma prosesinde kullanılmakta olan ilgili formlar SAP R/3 sisteminde çıktı olarak alınabilecek şekilde dizayn edilecektir.
- SAT onay formu
- SAS çıktısı
- SAS onay formu
- Fiyat Talep Formu
6 Kısaltmalar ve Tanımlar / Abbreviations and Definitions
SAS: Satın alma siparişi
SAT: Satın alma Teklifi
MM: Materials Management; SAP Malzeme ve Satınalma modülü
SD: Sales & Distribution; SAP Satış ve dağıtım modülü
FI: Financials; SAP Muhasebe modülü
CO: Controlling; SAP Maliyet muhasebesi modülü
AA: Asset accounting; SAP Duran varlık muhasebesi modülü
EDI: Electronic data interchange; Eletronik data transferi