Bu yazımızda, SAP ERP programı üzerinde sürekli işlem yapılan banka işlemleri ile ilgili olarak neler yapabileceğimiz, uyarlamaların ne olduğu gibi değişik konular üzerinde yoğunlaşacağız.
ANA BANKA TANIMLAMALARI
Sap sisteminde otomatik ödeme, çek, senet ve benzeri bir çok işlemde kullanılmak üzere şirketlere ait bankaların tanımlanması gerekmektedir. Tanımlamalarda yer alan ana etmenler, banka bilgisi ve bankaya ait hesap bilgileridir.
Bu ayrımın oluşma nedeni bir bankada şirketinize ait birden fazla banka hesabı olmasından dolayıdır. Banka ana verilerinde, muhasebe hesap bağlantı bilgileri girilir.
Banka ana veri ve banka hesaplarını oluşturmak için izlenecek menü kodu ve menü yolu aşağıdaki gibidir.
Menü Kodu : FI12
Menü Yolu : SPRO / Mali Muhasebe (yeni) / Banka Muhasebesi / Banka Hesapları / Ana Banka Tanımla
İlgili menüye girdiğinizde öncelikle hangi şirkete banka tanımlayacağınız bilgisini sorar sistem. Şirket kodunu sorduktan sonra aşağıdaki ekran görüntüsünde görüldüğü gibi şirketinize ait bankaların gösterildiği ekran listelenir.
İlgili banka satırı seçilip sol taraftaki Banka Hesapları sekmesine tıklandığı zaman bankaya ait hesaplar listelenecektir. İlgili hesabın detayında aşağıdaki ekran görüntüsünde görüldüğü gibi ekran gelecektir karşınıza.
Ana Banka : Tanımlanan bankaya ait, en fazla 4 karakterden oluşabilecek bir anahtar kelime belirlenir. Tanımlanan her bir banka için ayrı ayrı anahtar belirlenmesi gerekmektedir.
Bnk. Ülk. : Bankanın ait olduğu ülke kodu bu alana girilir.
Banka Anahtarı : T.C Merkez Bankası tarafından, sınırlarımız içerisinde çalışan bankalara verilen özel koddur.
Gerekli bilgiler girildikten sonra YARAT butonuna basılır ve banka kayıt edilir. Bankaya ait hesap bilgilerinin girilebilmesi için Araç çubuğunda yer alan YENİ GİRİŞLER butonuna basılır.
Ana banka anahtarı altında birden fazla banka hesabı tanımlaması yapılabilir.
Hesap Tn : Ana banka altında tanımlanan her bir hesap için bir hesap tanıtım anahtarı belirlenir. SAP Türkiye camiasında genelde ilk 3 karakter para birimini sonraki 2 karakter ardışık artan bir sayı olarak ilerletilir. Örneğin TRY01, TRY02, USD01, USD02 vs...
Tanım : Tanımlanan banka hesabına ait tanımın yazıldığı alandır.
Banka Hesabı : Şirketinize ait olan, ilgili bankadaki hesap numarası bilgisi bu alana yazılır.
IBAN : Banka hesabınıza ait IBAN numarası bu alana yazılır.
Dft. Kebir : Banka hesap ile ilgili muhasebe kayıtlarının tutulacağı muhasebe hesap kodu girilir.
Para Birimi : Hesabın para birimi bu alana girilir.
Sonrasında işlem kayıt altına alınır.
BANKA OTOMATİK ÖDEME PROGRAMI
SAP sisteminde otomatik olarak satıcı, müşteri ve personel ödemeleri yapılabilmektedir. Bunun için gerekli uyarlamalar aşağıda detaylandırılacaktır.
Öncelikle SAP ERP sisteminin ödeme şekillerinden bahsetmek istiyorum.
SAP ERP üzerinde iki farklı ödeme yöntemi bulunmaktadır. Satıcı yada müşteri farketmeksizin, bir yada birden fazla faturayı tek seferde ödeyebilir ve denkleştirme belgesini oluşturabilirsiniz veya vade tarihine yada sizin isteğinize göre belirleyeceğiniz faturaların ödemelerini yapabilirsiniz.
Otomatik ödeme yöntemi sayesinde açık olan faturalarınız vade tarihlerine göre otomatik olarak ödenir. SAP ERP programında her ülke için ödeme biçimi, ödeme formu ve ödeme ortamı belirtimleri gibi ödeme özellikleri tanımlanır.
Ödeme programı şirket ile banka arasında dosya transferi ile olur. SAP üzerinden oluşturulan ödeme dosyasının deseni banka formatına uygun olarak hazırlanır ise, kullanıcıya bağlı kalmadan gerekli ödeme listesi bankaya ulaştırılabilir.
SAP FI BANKA OTOMATİK ÖDEME İŞLEMLERİ UYARLAMASI
İşlem Kodu : FBZP
Otomatik Ödeme uyarlaması 6 adımdan oluşmaktadır. FBZP menüsüne girdiğinizde aşağıdaki adımlar sizleri karşılayacaktır.
Araç Çubuğundaki Yeni Girişler butonuna basarak aşağıdaki ekran görüntüsünde görünen menüye ulaşabilirsiniz.
Şirket Kodu : Kullanılacak şirket kodu girilir.
Gönderen Şirket Kodu : Gönderen yada ödemeyi yapan farklı olduğu durumların bulunduğu şirket kodu için kullanılır.
Ödeyen Şirket Kodu : Ödeme yapacak şirket kodu girilir.
Her iş alanı için ayrı ödeme : İş alanı ayrımı kullanıldığı takdirde, satıcıların farklı iş alanlarına ait faturalarını aynı ödeme listesinde çıkış yapıldığı durumlarda, banka hesaplarından da ödemelerin iş alanına göre çıkışı yapılır.
Ödeme Biçimi Ekine Göre Ödeme : Ödeme biçimi ekleri genellikle çoklu posta sistemleri için kullanılır.
Ödenecek ÖDK İşlemleri : Özel defteri kebir kayıtların otomatik ödeme programında yapılması için ilgili ÖDK göstergeleri tayini yapılmalıdır.
ÖDEME YAPAN ŞİRKET KODLARI
Bir şirket kodunun ödemelerini kendi yapıp yapmıyacağı ya da ödemelerinin başka bir şirket kodu tarafından yapılıp yapılmayacağını, ödeyen şirket kodları menüsü altında bulunur.
Yeni Girişler sekmesi ile aşağıdaki ekran görüntüsündeki veri ekranı açılır.
Denetim veriler alanında yapılan ödemeler için asgari tutar belirlenebilir. Böylelikle otomatik ödeme işleminde satıcılara ödenebilecek asgari tutar limiti girilir. Sistem bu tutarın altında bir ödeme işlemi gerçekleştirmesine izin vermeyecektir.
Otomatik ödeme işleminde banka yardımcı hesap yani ara bir hesap kullanımı önerilmektedir. Yardımcı hesap kullanımı bazı avantajlar sağlamaktadır. Banka hesabı bakiyesinin ilgili ana hesap bakiyesiyle her zaman mutabakatı sağlanabilir. yardımcı hesaplar para fiili olarak, banka hesabına alacak yazılınca ya da banka hesabı bu tutarla borçlandırılıncaya kadar tüm tahsilatları ve yapılan ödemeleri içerir. Ardından kalemin yardımcı hesaptan banka hesabına transfer kaydı yapılır.
Ara hesap kullanıldığı durumlarda bu hesapta kur fark kayıtları oluşmaması için ödeme yapan şirket kodu uyarlamasında hiç bir kur farkı yok ve aynı şekilde kur farkı yok(kısmı ödemeler) alanları seçilir. Bu durumda ödeme programı ulusal para birimi cinsinden tutar olarak, yani bir döviz kuru temelinde yeniden hesaplanmaksızın dikkate alınır.
Banka işlem kaydı yapıldığında oluşan kur farkı toplu olarak kaydedilecektir. Ödeme programının herhangi bir kur farklı kaydetmesi durumunda mahsuplaştırılan kalemler, gerçekleşen farklara ilişkin bilgi içermez. Bu yöntemde farklar bağlı ya da bağlı olmayan şirketlere tayin edilemez. Ayrıca döviz kuru sapmaları da sonradan ilgili iş alanlarına ya da masraf yerlerine tayin edilemez.
ANA BANKA TANIMLAMALARI
Sap sisteminde otomatik ödeme, çek, senet ve benzeri bir çok işlemde kullanılmak üzere şirketlere ait bankaların tanımlanması gerekmektedir. Tanımlamalarda yer alan ana etmenler, banka bilgisi ve bankaya ait hesap bilgileridir.
Bu ayrımın oluşma nedeni bir bankada şirketinize ait birden fazla banka hesabı olmasından dolayıdır. Banka ana verilerinde, muhasebe hesap bağlantı bilgileri girilir.
Banka ana veri ve banka hesaplarını oluşturmak için izlenecek menü kodu ve menü yolu aşağıdaki gibidir.
Menü Kodu : FI12
Menü Yolu : SPRO / Mali Muhasebe (yeni) / Banka Muhasebesi / Banka Hesapları / Ana Banka Tanımla
İlgili menüye girdiğinizde öncelikle hangi şirkete banka tanımlayacağınız bilgisini sorar sistem. Şirket kodunu sorduktan sonra aşağıdaki ekran görüntüsünde görüldüğü gibi şirketinize ait bankaların gösterildiği ekran listelenir.
İlgili banka satırı seçilip sol taraftaki Banka Hesapları sekmesine tıklandığı zaman bankaya ait hesaplar listelenecektir. İlgili hesabın detayında aşağıdaki ekran görüntüsünde görüldüğü gibi ekran gelecektir karşınıza.
Ana Banka : Tanımlanan bankaya ait, en fazla 4 karakterden oluşabilecek bir anahtar kelime belirlenir. Tanımlanan her bir banka için ayrı ayrı anahtar belirlenmesi gerekmektedir.
Bnk. Ülk. : Bankanın ait olduğu ülke kodu bu alana girilir.
Banka Anahtarı : T.C Merkez Bankası tarafından, sınırlarımız içerisinde çalışan bankalara verilen özel koddur.
Gerekli bilgiler girildikten sonra YARAT butonuna basılır ve banka kayıt edilir. Bankaya ait hesap bilgilerinin girilebilmesi için Araç çubuğunda yer alan YENİ GİRİŞLER butonuna basılır.
Ana banka anahtarı altında birden fazla banka hesabı tanımlaması yapılabilir.
Hesap Tn : Ana banka altında tanımlanan her bir hesap için bir hesap tanıtım anahtarı belirlenir. SAP Türkiye camiasında genelde ilk 3 karakter para birimini sonraki 2 karakter ardışık artan bir sayı olarak ilerletilir. Örneğin TRY01, TRY02, USD01, USD02 vs...
Tanım : Tanımlanan banka hesabına ait tanımın yazıldığı alandır.
Banka Hesabı : Şirketinize ait olan, ilgili bankadaki hesap numarası bilgisi bu alana yazılır.
IBAN : Banka hesabınıza ait IBAN numarası bu alana yazılır.
Dft. Kebir : Banka hesap ile ilgili muhasebe kayıtlarının tutulacağı muhasebe hesap kodu girilir.
Para Birimi : Hesabın para birimi bu alana girilir.
Sonrasında işlem kayıt altına alınır.
BANKA OTOMATİK ÖDEME PROGRAMI
SAP sisteminde otomatik olarak satıcı, müşteri ve personel ödemeleri yapılabilmektedir. Bunun için gerekli uyarlamalar aşağıda detaylandırılacaktır.
Öncelikle SAP ERP sisteminin ödeme şekillerinden bahsetmek istiyorum.
SAP ERP üzerinde iki farklı ödeme yöntemi bulunmaktadır. Satıcı yada müşteri farketmeksizin, bir yada birden fazla faturayı tek seferde ödeyebilir ve denkleştirme belgesini oluşturabilirsiniz veya vade tarihine yada sizin isteğinize göre belirleyeceğiniz faturaların ödemelerini yapabilirsiniz.
Otomatik ödeme yöntemi sayesinde açık olan faturalarınız vade tarihlerine göre otomatik olarak ödenir. SAP ERP programında her ülke için ödeme biçimi, ödeme formu ve ödeme ortamı belirtimleri gibi ödeme özellikleri tanımlanır.
Ödeme programı şirket ile banka arasında dosya transferi ile olur. SAP üzerinden oluşturulan ödeme dosyasının deseni banka formatına uygun olarak hazırlanır ise, kullanıcıya bağlı kalmadan gerekli ödeme listesi bankaya ulaştırılabilir.
SAP FI BANKA OTOMATİK ÖDEME İŞLEMLERİ UYARLAMASI
İşlem Kodu : FBZP
Otomatik Ödeme uyarlaması 6 adımdan oluşmaktadır. FBZP menüsüne girdiğinizde aşağıdaki adımlar sizleri karşılayacaktır.
- TÜM ŞİRKET KODLARI
Araç Çubuğundaki Yeni Girişler butonuna basarak aşağıdaki ekran görüntüsünde görünen menüye ulaşabilirsiniz.
Şirket Kodu : Kullanılacak şirket kodu girilir.
Gönderen Şirket Kodu : Gönderen yada ödemeyi yapan farklı olduğu durumların bulunduğu şirket kodu için kullanılır.
Ödeyen Şirket Kodu : Ödeme yapacak şirket kodu girilir.
Her iş alanı için ayrı ödeme : İş alanı ayrımı kullanıldığı takdirde, satıcıların farklı iş alanlarına ait faturalarını aynı ödeme listesinde çıkış yapıldığı durumlarda, banka hesaplarından da ödemelerin iş alanına göre çıkışı yapılır.
Ödeme Biçimi Ekine Göre Ödeme : Ödeme biçimi ekleri genellikle çoklu posta sistemleri için kullanılır.
Ödenecek ÖDK İşlemleri : Özel defteri kebir kayıtların otomatik ödeme programında yapılması için ilgili ÖDK göstergeleri tayini yapılmalıdır.
ÖDEME YAPAN ŞİRKET KODLARI
Bir şirket kodunun ödemelerini kendi yapıp yapmıyacağı ya da ödemelerinin başka bir şirket kodu tarafından yapılıp yapılmayacağını, ödeyen şirket kodları menüsü altında bulunur.
Yeni Girişler sekmesi ile aşağıdaki ekran görüntüsündeki veri ekranı açılır.
Denetim veriler alanında yapılan ödemeler için asgari tutar belirlenebilir. Böylelikle otomatik ödeme işleminde satıcılara ödenebilecek asgari tutar limiti girilir. Sistem bu tutarın altında bir ödeme işlemi gerçekleştirmesine izin vermeyecektir.
Otomatik ödeme işleminde banka yardımcı hesap yani ara bir hesap kullanımı önerilmektedir. Yardımcı hesap kullanımı bazı avantajlar sağlamaktadır. Banka hesabı bakiyesinin ilgili ana hesap bakiyesiyle her zaman mutabakatı sağlanabilir. yardımcı hesaplar para fiili olarak, banka hesabına alacak yazılınca ya da banka hesabı bu tutarla borçlandırılıncaya kadar tüm tahsilatları ve yapılan ödemeleri içerir. Ardından kalemin yardımcı hesaptan banka hesabına transfer kaydı yapılır.
Ara hesap kullanıldığı durumlarda bu hesapta kur fark kayıtları oluşmaması için ödeme yapan şirket kodu uyarlamasında hiç bir kur farkı yok ve aynı şekilde kur farkı yok(kısmı ödemeler) alanları seçilir. Bu durumda ödeme programı ulusal para birimi cinsinden tutar olarak, yani bir döviz kuru temelinde yeniden hesaplanmaksızın dikkate alınır.
Banka işlem kaydı yapıldığında oluşan kur farkı toplu olarak kaydedilecektir. Ödeme programının herhangi bir kur farklı kaydetmesi durumunda mahsuplaştırılan kalemler, gerçekleşen farklara ilişkin bilgi içermez. Bu yöntemde farklar bağlı ya da bağlı olmayan şirketlere tayin edilemez. Ayrıca döviz kuru sapmaları da sonradan ilgili iş alanlarına ya da masraf yerlerine tayin edilemez.