SAP MM modülünü hızlı bir biçimde kavrayabilmek için öncelikle tedarik süreci bilginizin en az bu sayfada yazılan özet kadar olması avantajınız olacaktır, çünkü SAP MM modülü süreç ile entegre olarak çalışmaktadır.
Şirketinizin / Kurumunuzun temel tedarik stratejisi; “Günün şartlarına göre, gerekli rekabet ortamı oluşturularak, Şirket ihtiyaçlarının en uygun fiyat, süre, kalite ve şartlarla temin edilmesi” ilkesini sağlamak olmalıdır. Sağlıklı bir tedarik sürecinde,
1-Talebin belirlenmesi,
2-Satınalma işleminin yapılması,
3-Mal veya hizmet kabulu,
4-Ödemenin yapılması, gibi dört ana bölümün sırası ile yapılması gerekir.
Aşağıdaki resimlerin üzerine tıklayarak Tedarik Süreci ve Süreç Diyagramı ile Süreç Sorumlu Birimleri inceleyiniz.
1-Talebin Yapılması:
(Gerekli olan mal veya hizmete ihtiyaç duyan kişi veya birime Talep Birimi Denir.)
A-Gerekli olan mal veya hizmete ihtiyaç duyan Tedarik Birimince önce şirket içi imkânlara göz atarak temin etmeye çalışır.
B-Gerekli olan mal veya hizmet şirket öz kaynaklarından karşılanamıyorsa, Talep Birimce söz konusu talep (gerekçesi ile birlikte) alıma karar verecek yetkili makama (kişiye) bildirilir.
C-Yetkili makamca söz konusu alıma ilişkin bütçe temin edilir ve alım onaylanır veya red edilir.
D-Yetkili makamdan alınan onay ile birlikte gerekiyorsa (Teknik işlerde gerekebilir) mal veya hizmete ilişkin Teknik Şartname ile birlikte satınalma işlemini yapacak birime iletilir.
2-Satınalma İşleminin Yapılması:
(Tedarik edilmesi kesinleşen mal veya hizmetin sipariş edilmesini Satınalma Birimi yapar)
A-Satınalma birimince, tedarik edilecek mal veya hizmetin niteliğine ve piyasa şartlarına göre alım yöntemi (İlanlı alım, Teklif İsteme, Doğrudan alım) belirlenir.
B- Tedarik edilecek mal veya hizmetin özelliğine göre idari şartname ve taslak sözleşme hazırlanır.
C-Alım yöntemine göre ilan edilir,
D-Teklif verecekler Teklif zarflarına, teklif bedelinin %4’ünden az olmamak üzere şirket muhasebesine yatırmış olduğu teminat makbuzunu veya çalıştıkları bankanın teminat mektubunu da koyar. ve isterlerse alınacak mal veya hizmetin daha üst seviyede teknolojik olarak daha olumlu olabilecek alternatif teklifini de koyabilir. Bu teklifte göz önünde bulundurularak değerlendirilebilir.
E-Teklifler toplanarak en uygun fiyat belirlenir ve diğer tekliflerle birlikte satın alınmasını onaylayacak yetkiliye (kişiye) onaya sunulur.
F-Satınalma onayı alındıktan sonra Yüklenici firmaya Sözleşme taslağı gönderilerek makul bir tarih sonra (sözleşme üzerinde karşılıklı mutabakata varılır, firma sözleşme imzalamaya davet edilir,
G- Sözleşme imzalandıktan sonra yüklenici firma sözleşmede belirilen teslimat tarih ve tarihlerine göre malını teslim eder. ve diğer teklif veren firmalara teşekkür mektubu gönderilir (zorunlu değildir)
3-Mal veya Hizmetin Teslim Alınması:
(Teslim almayı Talep Birimi yapar)
A-Yüklenici firma tarafından şartnameye göre hazırlanmış mal sağlam olarak depo veya talep edilen birime teslim edilir, şayet satın alınan bir hizmetse hizmetin tamamlanmış olması beklenilir.
B- Talep birimi Malzemeyi kontrol eder ve teslim alır, şayet satın alınan bir hizmetse hizmetin kusursuz olarak tamamlandığı veya malın kusursuz olarak teslim alındığı bir yazı ile satınalma birimine bildirilir.
C-Yüklenici Firma malı kusursuz ve eksiksiz teslim ettikten sonra, malın veya hizmetin ödenecek miktarı kadar faturayı Satınalma Birimine iletir,
D-Satınalma birimi Yüklenici Firmadan alınan fatura ile birlikte sözleşmedeki ödeme maddelerine sadık kalarak kullanılan bütçe numarasını da belirterek şirketin ilgili bütçesinden ne kadar ödeme yapılacağı ve ödeme tarihi belirten bir yazı ile ödeme iznini muhasebe birimine gönderir. (burada malın eksik veya ayıplı olması nedeniyle veya daha önceki alımlarda firmanın bize borcu varsa bunlar kesilebilir)
E-Eğer malın veya hizmetin devamı yoksa Yüklenici firmanın isteği üzerine ihaleye girerken yatırdığı teminat iade edilir. Bunun için Satınalma Birimince Muhasebeye yazı yazılır.
4- Ödemenin Yapılması:
(Ödemeyi Finans Birimi Yapar)
A- Finans Birimi, Satınalma Biriminden gelen yazıya göre belirtilen tarihte belirtilen miktarda (fatura miktarını geçmemek şartıyla) ödemeyi yapar.
B-Teminat veya Teminat Mektubu iade edilecekse iade eder.
Şirketinizin / Kurumunuzun temel tedarik stratejisi; “Günün şartlarına göre, gerekli rekabet ortamı oluşturularak, Şirket ihtiyaçlarının en uygun fiyat, süre, kalite ve şartlarla temin edilmesi” ilkesini sağlamak olmalıdır. Sağlıklı bir tedarik sürecinde,
1-Talebin belirlenmesi,
2-Satınalma işleminin yapılması,
3-Mal veya hizmet kabulu,
4-Ödemenin yapılması, gibi dört ana bölümün sırası ile yapılması gerekir.
Aşağıdaki resimlerin üzerine tıklayarak Tedarik Süreci ve Süreç Diyagramı ile Süreç Sorumlu Birimleri inceleyiniz.
1-Talebin Yapılması:
(Gerekli olan mal veya hizmete ihtiyaç duyan kişi veya birime Talep Birimi Denir.)
A-Gerekli olan mal veya hizmete ihtiyaç duyan Tedarik Birimince önce şirket içi imkânlara göz atarak temin etmeye çalışır.
B-Gerekli olan mal veya hizmet şirket öz kaynaklarından karşılanamıyorsa, Talep Birimce söz konusu talep (gerekçesi ile birlikte) alıma karar verecek yetkili makama (kişiye) bildirilir.
C-Yetkili makamca söz konusu alıma ilişkin bütçe temin edilir ve alım onaylanır veya red edilir.
D-Yetkili makamdan alınan onay ile birlikte gerekiyorsa (Teknik işlerde gerekebilir) mal veya hizmete ilişkin Teknik Şartname ile birlikte satınalma işlemini yapacak birime iletilir.
2-Satınalma İşleminin Yapılması:
(Tedarik edilmesi kesinleşen mal veya hizmetin sipariş edilmesini Satınalma Birimi yapar)
A-Satınalma birimince, tedarik edilecek mal veya hizmetin niteliğine ve piyasa şartlarına göre alım yöntemi (İlanlı alım, Teklif İsteme, Doğrudan alım) belirlenir.
B- Tedarik edilecek mal veya hizmetin özelliğine göre idari şartname ve taslak sözleşme hazırlanır.
C-Alım yöntemine göre ilan edilir,
D-Teklif verecekler Teklif zarflarına, teklif bedelinin %4’ünden az olmamak üzere şirket muhasebesine yatırmış olduğu teminat makbuzunu veya çalıştıkları bankanın teminat mektubunu da koyar. ve isterlerse alınacak mal veya hizmetin daha üst seviyede teknolojik olarak daha olumlu olabilecek alternatif teklifini de koyabilir. Bu teklifte göz önünde bulundurularak değerlendirilebilir.
E-Teklifler toplanarak en uygun fiyat belirlenir ve diğer tekliflerle birlikte satın alınmasını onaylayacak yetkiliye (kişiye) onaya sunulur.
F-Satınalma onayı alındıktan sonra Yüklenici firmaya Sözleşme taslağı gönderilerek makul bir tarih sonra (sözleşme üzerinde karşılıklı mutabakata varılır, firma sözleşme imzalamaya davet edilir,
G- Sözleşme imzalandıktan sonra yüklenici firma sözleşmede belirilen teslimat tarih ve tarihlerine göre malını teslim eder. ve diğer teklif veren firmalara teşekkür mektubu gönderilir (zorunlu değildir)
3-Mal veya Hizmetin Teslim Alınması:
(Teslim almayı Talep Birimi yapar)
A-Yüklenici firma tarafından şartnameye göre hazırlanmış mal sağlam olarak depo veya talep edilen birime teslim edilir, şayet satın alınan bir hizmetse hizmetin tamamlanmış olması beklenilir.
B- Talep birimi Malzemeyi kontrol eder ve teslim alır, şayet satın alınan bir hizmetse hizmetin kusursuz olarak tamamlandığı veya malın kusursuz olarak teslim alındığı bir yazı ile satınalma birimine bildirilir.
C-Yüklenici Firma malı kusursuz ve eksiksiz teslim ettikten sonra, malın veya hizmetin ödenecek miktarı kadar faturayı Satınalma Birimine iletir,
D-Satınalma birimi Yüklenici Firmadan alınan fatura ile birlikte sözleşmedeki ödeme maddelerine sadık kalarak kullanılan bütçe numarasını da belirterek şirketin ilgili bütçesinden ne kadar ödeme yapılacağı ve ödeme tarihi belirten bir yazı ile ödeme iznini muhasebe birimine gönderir. (burada malın eksik veya ayıplı olması nedeniyle veya daha önceki alımlarda firmanın bize borcu varsa bunlar kesilebilir)
E-Eğer malın veya hizmetin devamı yoksa Yüklenici firmanın isteği üzerine ihaleye girerken yatırdığı teminat iade edilir. Bunun için Satınalma Birimince Muhasebeye yazı yazılır.
4- Ödemenin Yapılması:
(Ödemeyi Finans Birimi Yapar)
A- Finans Birimi, Satınalma Biriminden gelen yazıya göre belirtilen tarihte belirtilen miktarda (fatura miktarını geçmemek şartıyla) ödemeyi yapar.
B-Teminat veya Teminat Mektubu iade edilecekse iade eder.
