SAP sistemlerinde, bir şirket koduna ait tüm satınalma işlemlerinin sorumlusu olduğu modül, MM (Malzeme Yönetimi) modülüdür.
Satınalma işlemi bir satınalma siparişi ile başlar, mal girişi ve fatura girişi ile süreç tamamlanır. Bir şirkete bağlı birden fazla satınalma organizasyonu olabilir.
Satınalma siparişi işlemleri sadece MM konusu olup, FI tarafında herhangi bir hareket oluşturmamaktadır.
Bir satınalma siparişinin FI tarafında hareket gördüğü ilk adım Mal Girişi işlemidir.
Mal Girişi nedir diye soracak olur iseniz,
Satınalma siparişi sonucunda veya satınalma siparişi olmadan şirketin kendi stoklarına malzeme girişi için yapılan işlemlerdir. Bu işlemler, MM Modülünde stok güncelleştirmesi olduğundan dolayı MM'de bir malzeme belgesi oluştururken, aynı anda FI modülünde stok hesabına(borç) ve bir mal girişi/fatura girişi hesabına(alacak) kaydeden bir belge oluşturmaktadır.
Mal girişinde BSX ve WRX işlem anahtarları tayin edilmiş hesaplarda kayıt oluşur.
Fatura Girişi nedir diye soracak olur iseniz,
Satıcı Faturası MM'de kayıt edilir ve aynı anda FI'da fatura tutarını mal girişi/fatura girişi hesabına (borç) ve satıcı hesabına(alacak) kaydedilerek belge oluşur.
Fatura girişinde WRX işlem tipi çalışmaktadır. Kayıt satınalma siparişine istinaden mal girişi durumunda çalışan bu hesap, her fatura için bir mal girişinin ve her mal girişi için bir faturanın mevcut olması bu hesap aracılığı ile sağlanır.
MG/FG (Mal Girişi/Fatura Girişi) hesabında açık kalemlerin temizlenmesini sağlamak için, hesap ana verisinde "Yalnız ulusal para birimi cinsinden bakiye" indikatörünü işaretleyerek yönetilmesi gerekmektedir.
SAP sisteminde mal girişi ve fatura girişi sırası önemli değildir, mal giriş ve fatura girişinde kullanılan hesap, malların fatura karşılığında veya faturaların mal karşılığında giriş kontrolünü yapmaktadır.
İŞLEM ANAHTARINA HESAP TAYİNİ
Bu konumuzda Stok Yönetimi ve fatura değerlendirmeye yönelik otomatik kayıtlar için hesap tayinin nasıl yapılacağını belirteceğim. Satınalma işlemlerinde Finansal ya da mali hesaplara kullanılan muhasebe hesap tayin işlemlerinde FI ve MM danışmanı beraber çalışması gerekmektedir.
Hesap tayin işlemleri için aşağıdaki işlem kodu veya menü yolu izlenir.
İşlem Kodu : OBYC
Menü Yolu : SPRO/Malzeme Yönetimi/Değerleme ve Hesap Tayini/Hesap Belirleme/Yardımsız Hesap Belirle/Otomatik Kayıtlar İçin Ayarlar
Gelen ekranda kullanılacak işlem anahtarına çift tıklandıktan sonra, sistem hesap planını soracaktır. İlgili hesap planı girilerek devam edilir. Daha sonra her bir işlem için gerekli hesap tayinleri yapılır.
Örnek olarak;
BSX Envanter Kaydı : Bu işlem tipi şirket kendi stoklarına mal girişi ya da stoklarından mal çıkışı işlemlerinde çalışan işlem tipidir. BSX işlemine tanımlanan hesaplara bu işlemler dışında kullanılmalıdır.
Değerleme Sınıfı : Malzemeye bağlı olarak otomatik hesap tayini yapılmasını sağlar.
Diğer satınalma entegrasyonları için MM modül danışmanları ile çalışılmalıdır.