SAP sisteminde her ay bir kayıt dönemi olarak belirlendiği için SAP sisteminde 12 normal dönem ve 4 özel dönem olmak üzere 16 dönem bulunmaktadır.
Bu konuda yeni yıl geçişlerinde uygulamak zorunda olduğumuz işlemler ile ilgili olarak adımları birlikte değerlendireceğiz, her ne kadar konusu geçmiş olsa da. Yıl sonunda dönem sonuna ek olarak bazı prosesler gereklidir. SAP Yıl Sonu geçiş işlemleri aşamalarını aşağıda madde madde bulabilirsiniz.
- Muhasebe belge numara aralığının yeni yıl için tanımlanması.
- Çek Senet belge numara aralığının yeni yıl için tanımlanması.
- Plan/Fiili Versiyonlarını Yıl Tanımlanması.
- E-Fatura fatura no aralığının yeni yıl için tanımlanması.
- Duran Varlık yıl sonu kapanış – açılış işlemlerinin yapılması.
- Fabrika Takvimi yeni yıl uyarlamalarının yapılması.
- Bakiye Devri
- Muhasebe belge numara aralığının yeni yıl için tanımlanması
FBN1 menüsü üzerinden şirket bazlı olarak numara aralıklarını tek tek düzenleyebilirsiniz.
OBH2 Menüsünü aşağıda ki şekilde çalıştırarak, 2015 yılında kullanılan, muhasebe belge numaraları aralıklarının 2016 yılında da geçerli olmasını sağlayabilirsiniz.
Yürüt butonuna basılarak, 2017 yılında tanımlanmış olan numaraların 2018 yılına kopyalanması sağlanır.
Çalışma tamamlandığında aşağıda ki ekran görüntüsü ortaya çıkar.
Yukarıdaki ekran görüntüsünde şirket bazında kopyalanan ve 2018 yılına kayıt edilen numara aralıkları şirket bazlı olarak görüntülenebilir. İlgili veriler baştan sonra kontrol edilerek sıkıntı olunması durumunda manuel olarak tekrar tanımlama yapılır.
2. Çek Senet belge numara aralığının yeni yıl için tanımlanması.
FTR01 menüsü üzerinden manuel olarak tüm şirket kodlarında numara aralıklarının 2016 yılı için tanımlanması gerekmektedir.
Adımlar aşağıda ki gibidir.
Şirket kodu bilgisi girilip, Aralıklar butonuna basarak ilgili şirket kodunda numara aralıkları grup bazında tek tek tanımlanır.
Aralık ekle butonuna basarak yeni numara aralığı No bazında tanımlanır.
İlgili numara aralığı kayıt edilir ve aynı bilgiler ile 02 nolu grup için numara tanımlaması gerçekleştirilir.
3. Plan/Fiili Versiyonlarını Yıl Tanımlanması.
OKEV tablosunda Versiyonlar için (Genellikle 0,1,2 olur) sol tarafında belirtilen alanda mali yıl tanımlamalarının yapılması gerekmektedir.
4. E-Fatura fatura no aralığının yeni yıl için tanımlanması.
Eğer şirket yada şirketleriniz e-fatura mükellefi ise, e-fatura çözümünü aldığınız danışmanlık firmasından yeni geçilecek olan yıl için yeni numara tanımlamalarını yapmasını isteyebilirsiniz. Yada danışmanlık firmasından hangi tablolarda numara aralıklarının tutulduğunu öğrenerek SNRO işlem kodu üzerinden numara nesnelerine yeni yıl numara aralıklarını tanımlayabilirsiniz.
5. Duran Varlık yıl sonu kapanış – açılış işlemlerinin yapılması.
AJAB ve AJRW raporları, muhasebe anahtar kullanıcıları tarafından yapılması daha uygun olacaktır..
AJAB çalışırken sistem dönemsel duran varlık kaydı (işlem kodu ASKBN) gerekli olup olmadığını kontrol eder, var ise önce ASKBN çalıştırması yapılmasını ister. Bu nedenle duran varlık modülünde yıl kapatılması işlemi FI yılsonu kapanış işlemlerinden ve defter basılmadan önce gerçekleşmelidir.
6. Fabrika Takvimi yeni yıl uyarlamalarının yapılması.
Geliştirme sisteminde, SCAL işlem kodu üzerinden Fabrika Takvimi düzenleme menüsüne ulaşılır.
SCAL menüsüne girdikten sonra Resmi Tatil Takvimi alanı işaretlenir ve değiştir butonuna basılır.
İlgili değiştir butonuna basıldığında ülke takvimleri açılacaktır. İlgili alanda TR Fabrika takvimini ve var ise şirketinize özel fabrika takviminde yeni geçilecek yıl genişletmesi ve resmi tatillerin tanımlanması gerekmektedir.
Aşağıdaki ekran görüntüsünde belirtildiği gibi yıl alanı, girilecek yeni yıl bilgisine göre genişletilir.
Aynı işlemi var ise şirketinize özel fabrika takviminde de yapılır ve kayıt edilerek request alınır akabinde de canlıya taşınır.
7. Bakiye Devri
Hesap bakiye ve bilanço raporlarında bir önceki yıldan devir rakamlarının görülebilmesi ve toplam bakiyenin doğru oluşması için bakiye devir işleminin yapılması gerekmektedir. SAP’nin bu amaçla geliştirdiği program; gelir gider hesaplarındaki bakiyeyi sistemde tanımlı devreden kâr hesabının, bilanço hesaplarının bakiyesini ise aynı hesapların 0. Dönemine (devreden bakiyeyi göstermek için sanal dönem) aktarır. Bu işlem sonucunda FI kayıtları oluşmaz.
Bu işlem yeni yıla geçerken, bir önceki mali yıla kayıtlar tamamlandıktan sonra yapılır. Daha sonra geçmiş yıla kayıt atılma durumu söz konusu olduğunda bu program tekrar çalıştırılır.
Türkiye’de gerçek bilanço kapanış işlemleri sonucunda (yasal bilanço hazırlanırken) tüm hesapların bakiyesi sıfırlandığından bu devir işlemi yapılsa da devredilen tutar sıfır olacaktır, ancak paralel defter kullanılan sistemlerde kapanış işlemi tüm defterler için yapılmıyorsa, hesapların devreden bakiye tutarları farklılaşacak, bu durum hesap ana verisinde belli değişiklikler yapılmasını engelleyecektir. Bu nedenle aşağıda kullanım detayları verilen bakiye devir programının paralel defterler için de çalıştırılması gerekmektedir.
Bakiye Devri Programını çalıştırmak için kullanılacak işlem kodu FAGLGVTR 'dir.
Menü Yolu : Mali İşler--> Mali Muhasebe --> Defteri Kebir --> Düzenli İşlemler --> Kapanış Kaydı --> Devret --> Bakiye Devri (Yeni)
Defter: Bakiye devrinin yapılacağı defter girilir.
Şirket Kodu: Bakiye devrinin yapılacağı şirket kodu girilir.
Bakiye devrinin yapılacağı MY: Bakiye devrinin yapılacağı mali yıl girilir.
Deneme Çalıştırması: Deneme çalıştırması yapılırken seçilir. Gerçek çalıştırmada boş bırakılır.
Hesapları Aralıklara Göre İşle: Bu gösterge yalnızca, işlenecek veri miktarının, veri tabanı ya da ana bellek problemleri yüzünden kesintiler oluşacak oranda çok olması durumunda etkinleştirilmelidir.
Mali Tablo Listesini Görüntüle: Çalıştırma sonunda hesaplarda
Devredilen K/Z hesabı mnf.bky.: Devredilen kâr veya zarar hesabına her gelir gider hesabı için münferit kayıt atılmasını sağlar.
Gerçek çalıştırmadan önce Deneme Çalıştırması yapılıp bakiye devirlerinin kontrol edilmesi gerekmektedir.
Parametreler girildikten sonra butonuna tıklanır ya da F8 tuşuna basılır.
Program çalıştırdığında yanda görülebileceği gibi bir durum raporu karşımıza çıkar.
Bilanço Hesapları butonuna tıklanarak bilanço hesaplarındaki devir bakiyeleri görüntülenebilir.
Not: Bu butonun aktif olması için programın seçim parametrelerinde “Mali Tablo Listesini Görüntüle” seçeneğinin seçilmiş olması gerekmektedir.
Devredilen kar/zarar butonuna tıklanarak devredilen kâr veya zarar hesaplarına aktarılacak bakiyeye ilişkin veriler görüntülenebilir.
Kaynak: SAP FI Modül Eğitimi - SAP FI Modül Uyarlamaları - SAP FI Modül Notları: SAP Sisteminde Yıl Sonu Yıl Başı İşlemleri - Devirler vs...