Proje Süreci
SAP yazılımlarının bir firmaya uyarlanmasında, öncelikle firmanın bu büyük değişime hazır olması ve bu sürecin büyük bir proje olduğunu kabul etmesi gerekmektedir. Uyarlama sürecinde aşağıdaki adımlar
uygulanır.
Kurulum Süreci
Başarılı bir uyarlama gerçekleştirmek için, bu sürecin firma için çok büyük bir proje olduğu kabul edilmeli ve yapılacak işlemler bir proje planı ile takip edilmelidir. Proje planı aşağıdaki adımlardan oluşmalıdır:
1) Proje hazırlığı
2) Kavramsal tasarım
3) Gerçekleştirme
4) Canlı kullanıma hazırlık
5) Canlı kullanım ve destek
Proje Hazırlığı
Gerçekleştirilecek projede, proje sırasında ve sonrasında ortaya çıkabilecek tüm durumlar incelenmeli ve ortaya konulmalıdır. Proje hazırlığı aşamasında aşağıdaki adımlar dikkatli bir şekilde belirlenmelidir:
1) Proje ekibinin belirlenmesi
Proje ekibi firma içi süreçleri çok iyi bilen ve karar verme yetkisine sahip kişilerden oluşturulmalıdır.
2) Proje hedeflerinin belirlenmesi
Proje de varılmak istenilen noktalar, yani kurulacak sistemden beklenenler belirlenmelidir. Örneğin, alınacak bilgilere göre sistem tasarlanmalı işe yaramayacak bilgilerin sistem üzerinde tutulması engellenmelidir. Sistemin gereksiz bilgilerden arındırılması sağlanmalı ve boşa iş gücü harcanmasının önüne geçilmelidir.
3) Proje kapsamının belirlenmesi
Kurulacak sistemin firma bünyesinde hangi şirketleri, hangi departmanaları ve hani süreçleri kapsayacağı belirlenmeli ve sınırları çizilmelidir. Kapsam dışı unsurlar üzerinde çalışılması proje başlangıcında belirlenerek boşa zaman harcanması engellenmelidir.
4) Proje kaba planının yapılması
Proje ile ilgili ekip, hedef ve kapsam belirlendikten sonra, bu doğrultuda proje adımları yazılmalı ve proje ekibi yapılacaklar konusunda bilgilendirilmelidir.
5) Teknik ihtiyaçların belirlenmesi
Sistemin kurulması için gerekli olan donanım ve yazılım ihitiyaçları belirlenmeli, proje başlangıcında sistem hazır hale getirilmelidir.
6) Kaynakların dağılımı
Proje ve proje ekibinin ihtiyaçları belirlenmeli ve gerekli tedbirler alınmalıdır. Ptoje ekibinin birlikte çalışabilmesi için proje odası hazırlanmalı ve proje ekibinin etkileşimlim bir şekilde çalışacağı bir ortam hazırlanmalıdır.
7) Proje ekibinin eğitimi
Oluşturulan proje ekibine, uyarlaması yapılacak sistemin yeteneklerinin ve nasıl kullanacaklarının eğitimi verilmelidir.
Kavramsal Tasarım
Kavramsal tasarım süreci, yazılımın uyarlanacağı firmanın kendini yazılı olarak tanımlamasıdır. Yani hangi işlemi nasıl yaptığını adım adım ortaya çıkarması olarak değerlendirilir. Firmanın tüm iş süreçlerini eksiksiz bir şekilde ortaya çıkarması çok önemlidir. Çünkü bu fazda ortaya çıkan iş süreçleri yazılım üzerine uyarlanacak ve kullanılacaktır. Tanımlanmayan veya yanlış tanımlanan bir süreç yazılımda olmayacak veya yanlış çalışacaktır. Kavramsal tasarım sürecinde aşağıdaki adımlar takip edilmelidir:
1) Mevcut proje hedeflerinin iyileştirilmesi
Proje hazırlığında belirlenen hedefler tekrar gözden geçirilmemeli ve gerekli iyileştirmeler yapılmalıdır.
2) Proje zaman planının ve uyarlama adımlarının iyileştirilmesi
Proje hazırlığında belirlenen proje planı üzerinde zaman planı netleştirilmeli ve yapılacak uyarlama adımları detaylandırılmalıdır.
3) Tüm iş süreçlerinin sırasına göre yazılı olarak belirlenmesi
Firma bünyesinde gerçekleştirilecek olan iş süreçleri prosedürler halinde yazılı hale getirilmelidir. Böylece proje dokümantasyonun paralel yürümesi sağlanmalı ve proje zaman planın sapmalar engellenmelidir.
4) Acil durum senaryolarının ortaya çıkarılması
Proje planından sapmaların oluşacağı durumlarda nelerin yapılacağı belirlenmeli ve karar verecek bir kurul oluşturularak projenin devamlılığı sağlanmalıdır. Açık nokta listeleri ile proje adımlarının takibi sağlanmalıdır.
5) Tüm proje ekibi ve yöneticiler tarafından onay verilmesi
Hazırlanan kavramsal tasarım sonuçları tüm proje ekibine ve yöneticilere sunularak onay alınmalı ve gerçekleştirme sürecine geçilmelidir.
Gerçekleştirme
Gerçekleştirme fazı, kavramsal tasarım fazında ortaya çıkarılan tüm süreçlerin sistem üzerine uyarlanmasıdır. Yapılan uyarlama işlemlerinde sistemin entegre bir sistem olması sebebiyle süreçlerin birbiri ile kesiştiği noktalar belirlenmeli ve uyarlanmalıdır. Gerçekleştirme fazında aşağıdaki adımlar sistem üzerinde gerçekleştirilmelidir:
1) İş süreçlerinin uyarlanması
Kavramsal tasarımda belirlenen iş süreçlerinin yazılım üzerinde taşıması ve sistemin hazırlanması gerekmektedir.
2) İş süreçlerinin testi
Sistem üzerine taşınan iş süreçlerinin doğruluk testleri hazırlanan test senaryoları takip edilerek yapılmalıdır.
3) Modüler arası entegrasyon
Sistem üzerinde kullanılacak modüller arasındaki entegrasyon belirlenmeli ve gerekli bağlantılar gerçekleştirilmelidir.
4) Entegrasyon testi
Modülleri arası entegrasyonun doğruluk testleri yapılamalı ve birbirine bağlı modüllerin etkileşimi izlenmelidir.
5) Arayüzler, raporlar ve veri aktarımının tasarlanması, geliştirilmesi ve testi
Kavramsal tasarım doğrultusunda ortaya çıkan süreçleri besleyecek ana verilerin sisteme aktarım formatları tasarlanmalı ve sistemden alınacak raporların formatları belirlenmelidir.
Canlı Kullanıma Hazırlık
Canlı kullanıma hazırlık fazında aşağıdaki işlem adımları gerçekleştirilmelidir:
1) Canlı kullanıma geçiş planı
Canlı kullanıma geçiş öncesi oluşabilecek problemler belirlenmeli, problem yaşanmaması için gerekli tedbirler alınarak sorunsuz bir geçiş yapılması sağlanmalıdır.
2) Proje ekibi tarafından son kullanıcı eğitimlerinin verilmesi
Proje ekibi tarafından son kullanıcılara sistem üzerinde yapacakları işlemler uygulamalı olarak anlatılmalı ve takip edilmelidir.
3) Entegrasyon ve canlı kullanım testi
Sistem üzerindeki süreçler ve modüler arası entegrasyon tüm proje ekibinin katılımı ile test edilmelidir.
4) Verilerin canlı kullanım sistemine kopyalanması
Sistemin çalışmasını sağlayacak ana verilerin aktarılaması ve doğruluğunun kontrol edilmesi gerekmektedir.
5) Kullanıcı kılavuzlarının hazırlanması
Son kullanıcılar için sistem kullanım klavuzları hazırlanmalı ve kullanıcıların her zaman ulaşabilecekleri bir ortamda tutulmalıdır.
Canlı Kullanım ve Destek
Sistem canlı kullanıma geçtikten sonra sistem üzerindeki veri yoğunluğu ve işlem hacminin artması takip edilmelidir. Yanlış çalışan bir süreç varsa tespit edilmeli ve düzeltilmelidir. Sistem üzerinde oluşabilecek performans sorunları takip edilerek sürekli iyileştirme yapılmalıdır. Son kullanıcılar takip edilerek sistemi doğru kullandıklarından emin olunmalı ve eksik bir nokta var ise tekrar eğitim verilmelidir.
Kritik Başarı Faktörleri
SAP projelerinin başarısız olması veya yapılan uyarlamaların yanlış çalışması sonucunda firmalar çok büyük zarar görmektedirler. Bu projeler yapılırken sadece bir yazılım olarak değerlendirilmemeli ve yeni bir sistem kurulduğu unutulmamalıdır. Yeni bir sistem kurulumu bir çok değişikliğide beraberinde getirmektedir. Bu değişiklikler çok stratejik kararlar alınmasından, uzun zamandır yerleşmiş olan firma kültürünün değişmesine kadar gitmektedir. SAP projelerinin başarılı olması için dikkat edilmesi gereken unsurlar aşağıda listelenmiştir:
1) Üst yönetimin projeyi sahiplenmesi ve desteği
Gerçekleştirilen projede firma bünyesinde kritik kararların alınmasını gerektirmektedir. Bu sebeple proje grubunun veremeyeceği kararlarda üst yönetime danışılmalı ve üst yönetimin alacağı kararlar uygulanmalıdır. Üst yönetim sürekli proje grubundan bilgi almalı ve projen gidişini takip ederek proje grubunun önüne çıkan engelleri kaldırmalıdır.
2) Proje ekibinin karar verme yetkisi olan ve süreçleri iyi bilen kişilerden seçilmesi
3) Proje ekibi arasındaki iletişimin etkin bir şekilde çalışması
Proje grubunda iş bölümlemesi yapılarak, özellikle entegrasyon gereken ve iş süreçlerinin etkileşiminin oluştuğu noktalarda iletişim kopukluğu yaşanmamalıdır. Süreç testleri bu doğrultuda gerçekleşmelidir.
4) Tasarım ve testlere tam katılımın sağlanması
Yapılan çalışmalarda zaman planına uyulmalı ve projenin her basamağına proje grubunun katılımı eksiksiz sağlanmalıdır. Katılımın sağlanmaması zaman planına uyulmaması ve eksik süreçlerin oluşmasını sağlayacaktır.
5) Son kullanıcı eğitimlerinin verilmesi ve takip edilmesi
6) Sistem üzerinde iyileştirme çalışmalarının sürekli devam etmesi
Oluşturulan sistemin firmanın gelişimi ve hedefleri doğrultusunda sürekli iyileştirilmesi ve revize edilmesi gerekmektedir. Sistemin işlerliğinin sağlanması için firma içerisinde oluşan değişiklikler takip edilmeli ve sistem üzerine uyarlanmalıdır.
7) Proje çalışmalarının tamamının dokümantasyonun yapılması
SAP yazılımlarının bir firmaya uyarlanmasında, öncelikle firmanın bu büyük değişime hazır olması ve bu sürecin büyük bir proje olduğunu kabul etmesi gerekmektedir. Uyarlama sürecinde aşağıdaki adımlar
uygulanır.
Kurulum Süreci
Başarılı bir uyarlama gerçekleştirmek için, bu sürecin firma için çok büyük bir proje olduğu kabul edilmeli ve yapılacak işlemler bir proje planı ile takip edilmelidir. Proje planı aşağıdaki adımlardan oluşmalıdır:
1) Proje hazırlığı
2) Kavramsal tasarım
3) Gerçekleştirme
4) Canlı kullanıma hazırlık
5) Canlı kullanım ve destek
Proje Hazırlığı
Gerçekleştirilecek projede, proje sırasında ve sonrasında ortaya çıkabilecek tüm durumlar incelenmeli ve ortaya konulmalıdır. Proje hazırlığı aşamasında aşağıdaki adımlar dikkatli bir şekilde belirlenmelidir:
1) Proje ekibinin belirlenmesi
Proje ekibi firma içi süreçleri çok iyi bilen ve karar verme yetkisine sahip kişilerden oluşturulmalıdır.
2) Proje hedeflerinin belirlenmesi
Proje de varılmak istenilen noktalar, yani kurulacak sistemden beklenenler belirlenmelidir. Örneğin, alınacak bilgilere göre sistem tasarlanmalı işe yaramayacak bilgilerin sistem üzerinde tutulması engellenmelidir. Sistemin gereksiz bilgilerden arındırılması sağlanmalı ve boşa iş gücü harcanmasının önüne geçilmelidir.
3) Proje kapsamının belirlenmesi
Kurulacak sistemin firma bünyesinde hangi şirketleri, hangi departmanaları ve hani süreçleri kapsayacağı belirlenmeli ve sınırları çizilmelidir. Kapsam dışı unsurlar üzerinde çalışılması proje başlangıcında belirlenerek boşa zaman harcanması engellenmelidir.
4) Proje kaba planının yapılması
Proje ile ilgili ekip, hedef ve kapsam belirlendikten sonra, bu doğrultuda proje adımları yazılmalı ve proje ekibi yapılacaklar konusunda bilgilendirilmelidir.
5) Teknik ihtiyaçların belirlenmesi
Sistemin kurulması için gerekli olan donanım ve yazılım ihitiyaçları belirlenmeli, proje başlangıcında sistem hazır hale getirilmelidir.
6) Kaynakların dağılımı
Proje ve proje ekibinin ihtiyaçları belirlenmeli ve gerekli tedbirler alınmalıdır. Ptoje ekibinin birlikte çalışabilmesi için proje odası hazırlanmalı ve proje ekibinin etkileşimlim bir şekilde çalışacağı bir ortam hazırlanmalıdır.
7) Proje ekibinin eğitimi
Oluşturulan proje ekibine, uyarlaması yapılacak sistemin yeteneklerinin ve nasıl kullanacaklarının eğitimi verilmelidir.
Kavramsal Tasarım
Kavramsal tasarım süreci, yazılımın uyarlanacağı firmanın kendini yazılı olarak tanımlamasıdır. Yani hangi işlemi nasıl yaptığını adım adım ortaya çıkarması olarak değerlendirilir. Firmanın tüm iş süreçlerini eksiksiz bir şekilde ortaya çıkarması çok önemlidir. Çünkü bu fazda ortaya çıkan iş süreçleri yazılım üzerine uyarlanacak ve kullanılacaktır. Tanımlanmayan veya yanlış tanımlanan bir süreç yazılımda olmayacak veya yanlış çalışacaktır. Kavramsal tasarım sürecinde aşağıdaki adımlar takip edilmelidir:
1) Mevcut proje hedeflerinin iyileştirilmesi
Proje hazırlığında belirlenen hedefler tekrar gözden geçirilmemeli ve gerekli iyileştirmeler yapılmalıdır.
2) Proje zaman planının ve uyarlama adımlarının iyileştirilmesi
Proje hazırlığında belirlenen proje planı üzerinde zaman planı netleştirilmeli ve yapılacak uyarlama adımları detaylandırılmalıdır.
3) Tüm iş süreçlerinin sırasına göre yazılı olarak belirlenmesi
Firma bünyesinde gerçekleştirilecek olan iş süreçleri prosedürler halinde yazılı hale getirilmelidir. Böylece proje dokümantasyonun paralel yürümesi sağlanmalı ve proje zaman planın sapmalar engellenmelidir.
4) Acil durum senaryolarının ortaya çıkarılması
Proje planından sapmaların oluşacağı durumlarda nelerin yapılacağı belirlenmeli ve karar verecek bir kurul oluşturularak projenin devamlılığı sağlanmalıdır. Açık nokta listeleri ile proje adımlarının takibi sağlanmalıdır.
5) Tüm proje ekibi ve yöneticiler tarafından onay verilmesi
Hazırlanan kavramsal tasarım sonuçları tüm proje ekibine ve yöneticilere sunularak onay alınmalı ve gerçekleştirme sürecine geçilmelidir.
Gerçekleştirme
Gerçekleştirme fazı, kavramsal tasarım fazında ortaya çıkarılan tüm süreçlerin sistem üzerine uyarlanmasıdır. Yapılan uyarlama işlemlerinde sistemin entegre bir sistem olması sebebiyle süreçlerin birbiri ile kesiştiği noktalar belirlenmeli ve uyarlanmalıdır. Gerçekleştirme fazında aşağıdaki adımlar sistem üzerinde gerçekleştirilmelidir:
1) İş süreçlerinin uyarlanması
Kavramsal tasarımda belirlenen iş süreçlerinin yazılım üzerinde taşıması ve sistemin hazırlanması gerekmektedir.
2) İş süreçlerinin testi
Sistem üzerine taşınan iş süreçlerinin doğruluk testleri hazırlanan test senaryoları takip edilerek yapılmalıdır.
3) Modüler arası entegrasyon
Sistem üzerinde kullanılacak modüller arasındaki entegrasyon belirlenmeli ve gerekli bağlantılar gerçekleştirilmelidir.
4) Entegrasyon testi
Modülleri arası entegrasyonun doğruluk testleri yapılamalı ve birbirine bağlı modüllerin etkileşimi izlenmelidir.
5) Arayüzler, raporlar ve veri aktarımının tasarlanması, geliştirilmesi ve testi
Kavramsal tasarım doğrultusunda ortaya çıkan süreçleri besleyecek ana verilerin sisteme aktarım formatları tasarlanmalı ve sistemden alınacak raporların formatları belirlenmelidir.
Canlı Kullanıma Hazırlık
Canlı kullanıma hazırlık fazında aşağıdaki işlem adımları gerçekleştirilmelidir:
1) Canlı kullanıma geçiş planı
Canlı kullanıma geçiş öncesi oluşabilecek problemler belirlenmeli, problem yaşanmaması için gerekli tedbirler alınarak sorunsuz bir geçiş yapılması sağlanmalıdır.
2) Proje ekibi tarafından son kullanıcı eğitimlerinin verilmesi
Proje ekibi tarafından son kullanıcılara sistem üzerinde yapacakları işlemler uygulamalı olarak anlatılmalı ve takip edilmelidir.
3) Entegrasyon ve canlı kullanım testi
Sistem üzerindeki süreçler ve modüler arası entegrasyon tüm proje ekibinin katılımı ile test edilmelidir.
4) Verilerin canlı kullanım sistemine kopyalanması
Sistemin çalışmasını sağlayacak ana verilerin aktarılaması ve doğruluğunun kontrol edilmesi gerekmektedir.
5) Kullanıcı kılavuzlarının hazırlanması
Son kullanıcılar için sistem kullanım klavuzları hazırlanmalı ve kullanıcıların her zaman ulaşabilecekleri bir ortamda tutulmalıdır.
Canlı Kullanım ve Destek
Sistem canlı kullanıma geçtikten sonra sistem üzerindeki veri yoğunluğu ve işlem hacminin artması takip edilmelidir. Yanlış çalışan bir süreç varsa tespit edilmeli ve düzeltilmelidir. Sistem üzerinde oluşabilecek performans sorunları takip edilerek sürekli iyileştirme yapılmalıdır. Son kullanıcılar takip edilerek sistemi doğru kullandıklarından emin olunmalı ve eksik bir nokta var ise tekrar eğitim verilmelidir.
Kritik Başarı Faktörleri
SAP projelerinin başarısız olması veya yapılan uyarlamaların yanlış çalışması sonucunda firmalar çok büyük zarar görmektedirler. Bu projeler yapılırken sadece bir yazılım olarak değerlendirilmemeli ve yeni bir sistem kurulduğu unutulmamalıdır. Yeni bir sistem kurulumu bir çok değişikliğide beraberinde getirmektedir. Bu değişiklikler çok stratejik kararlar alınmasından, uzun zamandır yerleşmiş olan firma kültürünün değişmesine kadar gitmektedir. SAP projelerinin başarılı olması için dikkat edilmesi gereken unsurlar aşağıda listelenmiştir:
1) Üst yönetimin projeyi sahiplenmesi ve desteği
Gerçekleştirilen projede firma bünyesinde kritik kararların alınmasını gerektirmektedir. Bu sebeple proje grubunun veremeyeceği kararlarda üst yönetime danışılmalı ve üst yönetimin alacağı kararlar uygulanmalıdır. Üst yönetim sürekli proje grubundan bilgi almalı ve projen gidişini takip ederek proje grubunun önüne çıkan engelleri kaldırmalıdır.
2) Proje ekibinin karar verme yetkisi olan ve süreçleri iyi bilen kişilerden seçilmesi
3) Proje ekibi arasındaki iletişimin etkin bir şekilde çalışması
Proje grubunda iş bölümlemesi yapılarak, özellikle entegrasyon gereken ve iş süreçlerinin etkileşiminin oluştuğu noktalarda iletişim kopukluğu yaşanmamalıdır. Süreç testleri bu doğrultuda gerçekleşmelidir.
4) Tasarım ve testlere tam katılımın sağlanması
Yapılan çalışmalarda zaman planına uyulmalı ve projenin her basamağına proje grubunun katılımı eksiksiz sağlanmalıdır. Katılımın sağlanmaması zaman planına uyulmaması ve eksik süreçlerin oluşmasını sağlayacaktır.
5) Son kullanıcı eğitimlerinin verilmesi ve takip edilmesi
6) Sistem üzerinde iyileştirme çalışmalarının sürekli devam etmesi
Oluşturulan sistemin firmanın gelişimi ve hedefleri doğrultusunda sürekli iyileştirilmesi ve revize edilmesi gerekmektedir. Sistemin işlerliğinin sağlanması için firma içerisinde oluşan değişiklikler takip edilmeli ve sistem üzerine uyarlanmalıdır.
7) Proje çalışmalarının tamamının dokümantasyonun yapılması