Sistem üzerinde belgelerin hatalı olarak oluşturulması durumunda, bu belgelerin düzeltme ihtiyacı ortaya çıkar. Ancak her belge teknik olarak, değiştirilerek düzeltilemez. Örneğin; SD modülünde oluşturulan bir faturalama belgesi için muhasebe belgesi de otomatik olarak oluşmasından dolayı, direk belge üzerinde değiştirme işlemi yapmak mümkün olmaz. Böyle durumlarda işlemin iptal edilebilmesi için Ters Kayıt belgesinin oluşturulması gerekmektedir. Ters Kayıt belgesi, oluşturulan belgenin kaydını sıfırlayarak iptal etmek için kullanılan belgedir. Örneğin 1000 TL ‘lik bir faturanın iptal edilebilmesi için -1000 TL’lik ters kayıt statüsünde yeni bir belge oluşturulmaktadır.
Faturalama Belgesi Ters Kaydı ;
Faturalama belgesinin ters kaydının oluşturulması için VF11 işlem kodu kullanılır. Ayrıca VF02 işlem kodu ekranında, üst menü üzerinde yer alan “Faturalama Belgesi” menü seçeneğinin altındaki “Ters Kayıt” seçeneği seçilerek VF11 ters kayıt ekranına ulaşılmaktadır. VF02 üzerinde kısa yol olarak Ctrl + Shift + F9 kullanılabilir.
Bu ekran üzerinde terk kaydı alınacak faturalama belgesinin numarası girilir. Ters kayıt faturalama belgesinin tarihi de bu ekran üzerinden girilebilmektedir. İşlemi yürütmek için F8 butonuna ve ardından da kaydet butonuna basılır. Böylece sistem üzerinde ters kayıt belgesi oluşturulmuş olur. Artık ihtiyaç olan düzeltme yapıldıktan sonra yeniden VF01 işlem kodu ile yeni faturalama belgesinin oluşturulması mümkün hale gelmiş olur.
Sistemde standart ters kayıt belge türü olarak S1, S2 faturalama türleri yer almaktadır.
Eğer faturalama işleminin üzerinden uzun zaman geçmiş ve/veya faturanın iptalinin gerçekleştirilmesine yasal yada operasyonel açıdan engel bir durum varsa, hatalı kaydı düzeltmek için ters kayıt belgesi oluşturmak yerine, fiyat farkı ve benzeri nedenlerle, borç yada alacak dekontu oluşturulabilir.
Teslimat Ters Kaydı ;
Teslimat belgesi oluşturulduktan sonra mal çıkışı ile sistemde stok hareketini içeren malzeme belgesi de otomatik olarak oluşturulur. Faturama belgesinde olduğu gibi mal çıkış işlemini tamamlanmasının ardında teslimat belgesi üzerinde değişiklik yapılamamaktadır. Teslimat belgesi üzerinde değişiklik yapabilmek için ters kayıt yapılması gerekir. Teslimat aşamasındaki ters kayıt, faturalama belgesinden farklı olarak mal çıkışının ters kaydı şeklinde gerçekleştirilir. VL09 işlem kodu ile teslimat belgesi için ters kayıt uygulanır ve mal çıkışı malzeme belgesi için ters kayıt malzeme belgesi sistem üzerinde oluşturulur. Örneğin; 10 adetlik stok için 601 mal haraketli ile çıkış yapılırken, 602 ters kayıt mal hareketi ile yapılan çıkış iptal edilmiş olur.
VL09 ekranı üzerine teslimat belge numarası yazılır ve F8 butonuna basılarak işlem yürütülür. Gelen ekran üzerinden ters kayıt tarihi girmek mümkündür. Ters kayıt işlemi yapılacak belge seçilir ve yine F8 butonuna basılarak işlem yürütür . “Mal hareketinin ters kaydı yapılsın mı?” mesajın okey butonu geçilmesi ile ters kayıt işlemi başlar.
Ters kayıt işleminin sonucu işle günlüğü ile belirtilmektedir. VL09 işlem kodu ile gönderilen teslimat belgelerinin aynı sıra alınan teslimat belgelerinin de ters kayıt işleminin yapılması için kullanılmaktadır.
Son olarak; Belgeleri iptal etmek için ters kayıt uygulanırken son yapılan işlemden geriye doğru gitmek gerekir.
Örneğin fatura oluşturulmuş ise faturalama belgesinin ters kaydı sonra teslimat belgesinin ters kaydı oluşturulmalıdır. Eğer teslimat belgesi de iptal edilmek isteniyor ise bu belge silinir. Silme işlemi için VL02 işlem kodu içeride yer alan “Teslimat” üst menü seçeneğinin altaki “Sil” seçeneği ile belge silinir. Sipariş belgesini iptal etmek içinde belge aynı şekilde silenebilir yada belgeye “Ret Nedeni” konulabilir.
Faturalama Belgesi Ters Kaydı ;
Faturalama belgesinin ters kaydının oluşturulması için VF11 işlem kodu kullanılır. Ayrıca VF02 işlem kodu ekranında, üst menü üzerinde yer alan “Faturalama Belgesi” menü seçeneğinin altındaki “Ters Kayıt” seçeneği seçilerek VF11 ters kayıt ekranına ulaşılmaktadır. VF02 üzerinde kısa yol olarak Ctrl + Shift + F9 kullanılabilir.
Bu ekran üzerinde terk kaydı alınacak faturalama belgesinin numarası girilir. Ters kayıt faturalama belgesinin tarihi de bu ekran üzerinden girilebilmektedir. İşlemi yürütmek için F8 butonuna ve ardından da kaydet butonuna basılır. Böylece sistem üzerinde ters kayıt belgesi oluşturulmuş olur. Artık ihtiyaç olan düzeltme yapıldıktan sonra yeniden VF01 işlem kodu ile yeni faturalama belgesinin oluşturulması mümkün hale gelmiş olur.
Sistemde standart ters kayıt belge türü olarak S1, S2 faturalama türleri yer almaktadır.
Eğer faturalama işleminin üzerinden uzun zaman geçmiş ve/veya faturanın iptalinin gerçekleştirilmesine yasal yada operasyonel açıdan engel bir durum varsa, hatalı kaydı düzeltmek için ters kayıt belgesi oluşturmak yerine, fiyat farkı ve benzeri nedenlerle, borç yada alacak dekontu oluşturulabilir.
Teslimat Ters Kaydı ;
Teslimat belgesi oluşturulduktan sonra mal çıkışı ile sistemde stok hareketini içeren malzeme belgesi de otomatik olarak oluşturulur. Faturama belgesinde olduğu gibi mal çıkış işlemini tamamlanmasının ardında teslimat belgesi üzerinde değişiklik yapılamamaktadır. Teslimat belgesi üzerinde değişiklik yapabilmek için ters kayıt yapılması gerekir. Teslimat aşamasındaki ters kayıt, faturalama belgesinden farklı olarak mal çıkışının ters kaydı şeklinde gerçekleştirilir. VL09 işlem kodu ile teslimat belgesi için ters kayıt uygulanır ve mal çıkışı malzeme belgesi için ters kayıt malzeme belgesi sistem üzerinde oluşturulur. Örneğin; 10 adetlik stok için 601 mal haraketli ile çıkış yapılırken, 602 ters kayıt mal hareketi ile yapılan çıkış iptal edilmiş olur.
VL09 ekranı üzerine teslimat belge numarası yazılır ve F8 butonuna basılarak işlem yürütülür. Gelen ekran üzerinden ters kayıt tarihi girmek mümkündür. Ters kayıt işlemi yapılacak belge seçilir ve yine F8 butonuna basılarak işlem yürütür . “Mal hareketinin ters kaydı yapılsın mı?” mesajın okey butonu geçilmesi ile ters kayıt işlemi başlar.
Ters kayıt işleminin sonucu işle günlüğü ile belirtilmektedir. VL09 işlem kodu ile gönderilen teslimat belgelerinin aynı sıra alınan teslimat belgelerinin de ters kayıt işleminin yapılması için kullanılmaktadır.
Son olarak; Belgeleri iptal etmek için ters kayıt uygulanırken son yapılan işlemden geriye doğru gitmek gerekir.
Örneğin fatura oluşturulmuş ise faturalama belgesinin ters kaydı sonra teslimat belgesinin ters kaydı oluşturulmalıdır. Eğer teslimat belgesi de iptal edilmek isteniyor ise bu belge silinir. Silme işlemi için VL02 işlem kodu içeride yer alan “Teslimat” üst menü seçeneğinin altaki “Sil” seçeneği ile belge silinir. Sipariş belgesini iptal etmek içinde belge aynı şekilde silenebilir yada belgeye “Ret Nedeni” konulabilir.